Tre semplici e utili suggerimenti per migliorare la pianificazione dell’agenda e tempificare le attivitĂ in maniera efficace.
“Grazie per il cambio di passo, per la nuova prospettiva interessante e concreta che ci hai aperto. Siamo solo agli inizi ma i ragazzi hanno giĂ cambiato, in meglio, la loro organizzazione e io anche”.
Simone di professione imprenditore, mi scrive questo al termine del percorso di 8 ore suddiviso in 4 sessioni di formazione a distanza interattiva tenute per la sua azienda di costruzione stampi in provincia di Brescia.
Negli anni, ho lavorato molto su quelli che, l’esperienza mi ha poi confermato, essere gli aspetti chiave che influenzano la produttività delle persone e, quindi, dei gruppi di lavoro. Ne ho individuati essenzialmente tre e su questi ho costruito il percorso di formazione in time management.
“Sono padrone del mio tempo”. Il primo aspetto è l’impiego che facciamo del tempo che abbiamo a disposizione a livello professionale e anche personale e quindi:
– La gestione dell’agenda di incontri e degli impegni di breve periodo
– La pianificazione delle attivitĂ individuali o di team di medio e lungo periodo
– La programmazione di progetti di ampio respiro
– La gestione delle urgenze
– L’identificazione di imprevisti prima che questi accadano
Il secondo aspetto per me importante è la gestione dello spazio. Da consulente e coach professionista, girovago tra le aziende con cui collaboro, mi muovo in spazi aperti, laddove la normativa Covid lo richieda, e gestisco spazi virtuali per la formazione a distanza. Questo significa che a parte lo studio da cui lavoro, mi devo portare appresso, nei miei spostamenti, una certa mole di materiale, cartaceo e digitale. Come ci si organizza quando ci si sposta spesso e l’ufficio diventa un secondo o, in certi casi, unico ufficio? Ho studiato ed elaborato sulla mia pelle alcuni strumenti di estrema facilità ma di eccezionale concretezza. Infine, ho imparato a mie spese, che gestire gli spostamenti, soprattutto se legati ad appuntamenti o riunioni è un punto altrettanto focale nella gestione del proprio tempo. In questo articolo ho quindi deciso di condividere con i lettori di Stampi tre semplici e utili suggerimenti per migliorare la gestione del tempo.
1.
Innanzitutto, se ritenete di aver bisogno di alcune dritte sulla gestione del tempo, può essere che sia perchè vi sentite un poco disorganizzati, giusto? Quindi è opportuno fermarsi un attimo a riflettere sulle ragioni che causano la disorganizzazione. Questo è sicuramente il punto di partenza.
2.
Ricordate che la prima cosa da fare è pianificare l’agenda in base ai vostri obiettivi, se manca un obiettivo chiaro da raggiungere, probabilmente continuerete a barcamenarvi in attività varie, anche slegate tra di loro, con la sensazione di perdere tempo. Investire il tempo invece che sprecarlo è la chiave, ma lo si può fare solo avendo ben chiaro il motivo per cui si vuole migliorare la propria gestione del tempo. Una domanda da porsi è “perchè voglio gestire meglio il mio tempo?” Ecco dove si inserisce, anche in un percorso di time management, lo strumento del coaching, per esplorare la consapevolezza e aumentarla.
3.
Testare sempre l’agenda in base ai risultati raggiunti mantenendo il focus sull’obiettivo finale. Chi fatica a raggiungerlo perché incontra ostacoli dovuti a situazioni esterne contingenti che non permettono di seguire la pianificazione dovrebbe ancora di più tornare al punto 2 ossia alla pianificazione di obiettivi e meta obiettivi intermedi sui quali focalizzarsi.
Per restare concentrati sui propri obiettivi è fondamentale riconoscere i risultati che sinora si sono raggiunti, guardare la strada che è stata percorsa invece che concentrarsi sugli step che mancano per raggiungere la meta prefissata. Riconoscersi e riconoscere ai propri collaboratori i miglioramenti, anche se minimi, è il primo passo per restare focalizzati e continuare il percorso di empowerment nella gestione del tempo. Siamo tutti quotidianamente bombardati da informazioni, sotto forma di email, chiamate, notifiche push, Whatsapp (ormai il mezzo di comunicazione più diffuso) e questo ci distoglie dal nostro focus: spesso capita di non riuscire a mantenerlo proprio perché non si è definito un planning preciso, non lo si monitora, non lo si rispetta e di conseguenza ci si demotiva. E il cerchio si chiude in maniera viziosa, purtroppo. Allora, cosa possiamo fare da subito? Partiamo col riprendere in mano l’agenda, che sia cartacea o digitale (sul PC o sul cloud) e impegniamoci a concentrarci sulla settimana entrante.
Vi offro alcune semplici domande:
– Come è organizzata la vostra agenda settimanale?
– Quando, normalmente, pianificate le attività della settimana o del giorno?
– Come identificate le questioni urgenti e importanti, da quelle urgenti ma non importanti?
– Come tempificate le vostre attività ? In base a cosa? Se puntate alla perfezione difficilmente la raggiungerete, se puntate al miglioramento sono certa che già con i suggerimenti di oggi farete dei notevoli balzi in avanti!
di Lucilla Rizzini
