Non sottovalutiamo la manutenzione

Sentir parlare ancora oggi della pesantezza dei costi delle manutenzioni ci ricorda come in un passato piuttosto lontano quelle assicurative o programmate erano affrontate e gestite solo dalle grandi aziende. Spesso le aziende padronali e le PMI cercavano di rimandare al più tardi possibile le manutenzioni giudicate non indispensabili, e quando poi accadevano guasti ad un impianto, lo stesso veniva poi riparato mediante importanti interventi di manutenzione straordinaria magari con costi proibitivi. A volte la manutenzione straordinaria “doveva” anche servire ad allungare la vita di macchinari ormai obsoleti, rimandando l’acquisto del nuovo per mancanza di fondi o finanziamenti.

La ragione di tale comportamento, apparentemente lontano da quello normalmente messo in atto dall’imprenditore che era uso applicare anche in azienda il concetto del “buon padre di famiglia concreto ed attento ad ogni cosa”, era dettata  dal fatto che, chi guidava le decisioni economiche aziendali immaginava che se si potevano limitare i costi manutentivi non indispensabili e si gestivano in emergenza eventuali interventi di manutenzione straordinaria, si sarebbe potuto sostenere costi comunque inferiori alle manutenzioni programmate e all’acquisto del nuovo. Negli anni questo modo di gestire le manutenzioni si è poi dimostrato errato e per molto tempo una corretta manutenzione di impianti e macchinari e la loro sostituzione/alienazione prima della raggiunta obsolescenza hanno caratterizzato un diverso comportamento da parte degli imprenditori e della funzione acquisti aziendale. Forse ancora oggi questo risulta essere il comportamento della maggior parte delle aziende, ma qualche segnale di inversione di tendenza qualcuno ha purtroppo cominciato a manifestarlo. Il tempo ci ha dimostrato che le aziende lungimiranti non possono non effettuare una corretta manutenzione ordinaria e preventiva dei propri impianti ed un cambio di tendenza le porterebbe sicuramente a sopportare maggiori costi, un accorciamento della vita dei impianti e una minore efficienza degli stessi, incrementando non poco i fermi di produzione dovuti alle rotture accidentali o alla vetustà degli impianti.

Più attenzione alle risorse umane

In azienda si pone molta attenzione all’impianto ed al macchinario di produzione e la manutenzione preventiva o programmata di questa tipologia di immobilizzi è ancora fatta o per lo meno …monitorata. Diverso comportamento si sta invece riscontrando in merito alle risorse (umane e finanziarie) che molte aziende stanno dedicando alla manutenzione degli impianti generali degli immobili, delle attrezzature e degli impianti ausiliari a supporto delle attività aziendali. Eppure passi da gigante erano stati fatti nel recente passato quando molte aziende, anche di piccola e media dimensione, avevano cominciato a porre una discreta attenzione alla risoluzione delle problematiche legate alle manutenzioni aziendali. Si era giunti alla conclusione che, affidandole ad aziende specializzate in grado di effettuare un capillare controllo degli impianti, alla lunga si sarebbe evitato l’insorgere di gravi problemi, in quanto la specializzazione dei loro tecnici riduceva i costi delle manutenzioni straordinarie ed allungavano la vita dei macchinari stessi.

Quella “telegestita”

Un discreto successo ha avuto per molto tempo anche la manutenzione degli impianti “telegestita”, un’operatività collaudata inizialmente con grande efficacia solo per i gradi impianti di riscaldamento e condizionamento, ma che col tempo era stata anche adattata ad alcune tipologie di manutenzioni d’impiantistica industriale, soprattutto per le aziende che hanno terziarizzato le manutenzioni utilizzando contratti di tipo assicurativo e/o programmato.

Grazie ad una tecnologia molto avanzata, su alcune tipologie d’impianti e macchinari si è riusciti a gestire a distanza anche la “sorveglianza dell’andamento della vita dell’impianto stesso” aiutando  tecnici e specialisti nell’analisi dei dati che possono far prevenire o comunque permettono di rimediare a guasti, evidenziare comportamenti anomali che portano alla riduzione dell’efficienza degli impianti o all’incremento dei costi d’esercizio ed energetici, ottenendo in questo modo un miglioramento delle prestazioni e dei risultati. E’ una tendenza che per qualche anno ha continuato a fare nuovi proseliti, ma negli ultimi tempi qualche cosa è cambiato e si continua a riscontrare “una lenta fuoriuscita di aziende dai contratti di manutenzione assicurativa tramite telegestione, soprattutto da parte di chi ritiene che i costi delle manutenzione siano tra quelli da limare per poter ridurre i costi fissi”. Eppure chi è nel settore ritiene assolutamente conveniente nel medio termine questa modalità di gestione delle manutenzioni ed è certo della validità tecnica di questa modalità operativa. Come in medicina le nuove tecnologie consentono a un chirurgo di poter operare a distanza il proprio paziente tramite un computer ed un robot con cui effettuare materialmente l’intervento, a maggior ragione le nostre aziende dovrebbero utilizzare la tecnologia che consente di controllare a distanza e a costi molto contenuti, il funzionamento e le prestazioni di macchinari e impianti, permettendo di intervenire prontamente nella risoluzione di eventuali guasti”. Per operare tramite la  telegestione non servono impianti particolarmente costosi, in quanto è sufficiente avere un’attrezzatura di base composta da alcune apparecchiature poste sugli impianti, un software gestionale espressamente dedicato ed una linea che trasmetta i dati. Oggi sul mercato sono presenti varie soluzioni e software specifici, installati presso l’azienda che effettua le manutenzioni, con cui verifica giornalmente i parametri da tenere sotto controllo. Per quanto concerne gli impianti industriali generali, l’azienda di manutenzione verifica l’andamento della situazione, effettua le analisi contrattualmente previste ed interviene nella risoluzione dei guasti. I tecnici sono in grado non solo di gestire l’avviamento e lo spegnimento delle macchine (caldaie, condizionatori, gruppi frigo, centrali di trattamento aria, etc.), ma anche d’intervenire nella risoluzione di guasti (fatta eccezione per le riparazioni che necessitino della sostituzione di componenti) e di controllare lo stato di efficienza delle macchine. E’ possibile modificare parametri, temperature, orari e quant’altro, ma soprattutto intervenire direttamente  nel caso si verifichi la presenza di dati anomali, prima ancora che si manifesti un vero e proprio guasto. E’ un servizio che viene prestato  24h su 24, per 365 giorni all’anno ed ha dimostrato che “investire sulla tecnologia porta notevoli risparmi, riducendo al minimo i tempi di intervento in caso di guasti, grazie all’immediata segnalazione da parte del software al tecnico che spesso opera tramite lo stesso computer e solo nel caso ciò non sia sufficiente, si reca direttamente dal cliente per effettuare l’intervento… nella maggior parte dei casi prima ancora che il cliente si sia accorto del problema. Chi effettua la manutenzione può personalizzare e modificare i set-point delle macchine, aumentandone le prestazioni a seconda delle esigenze, controllando temperature, incidendo nella riduzione dei consumi energetici con un notevole risparmio di costi”.Mediante la telegestione degli impianti generali, che ha un canone di costo fisso, è possibile ridurre gli imprevisti riferiti ai costi di riparazione e quindi poter centrare meglio i budget d’acquisto riferiti a questa tipologia di spesa. Una forte analogia viene oggi riscontrata anche per le manutenzioni di impianti e macchinari dedicati alla produzione, anche se la tipologia di azienda che li effettua è ovviamente diversa da quella che si occupa delle manutenzioni d’impiantistica generale. Nella gestione di questa tipologia di manutenzione, il compito dell’area tecnica è quello di predisporre e gestire un capitolato che descriva efficacemente le caratteristiche della tipologia di controlli e di manutenzioni da effettuare, le operazione da svolgere, stabilendone la frequenza di esecuzione. Detto capitolato sarà parte integrante del contratto (di pertinenza della funzione acquisti) che deve includere, oltre alle normali appendici riferite agli aspetti economici, di sicurezza etc, anche le modalità di comunicazione delle avvenute prestazioni.

Il ruolo della funzione acquisti

Quando si parla di manutenzione, compito della funzione acquisti è quello di stilare un buon contratto che garantisca sempre e comunque il rispetto degli adempimenti di legge e l’esecuzione delle attività previste nel capitolato, mantenga efficienti gli impianti aziendali, chiarisca i compiti assegnati all’azienda che effettua l’attività di manutenzione, ne determini modalità e tempi di intervento e permetta la verifica quantitativa  e qualitativa delle prestazioni effettuate. Lavorando in questo modo i costi per effettuare una corretta manutenzione degli impianti inciderà sicuramente meno di quello che ci può costare eliminarne una parte o ridurne l’efficacia.