L’importanza della raccolta dati

Un aspetto essenziale in qualsiasi azienda di produzione è la misura delle prestazioni delle proprie operazioni e delle attività in generale. E’ dunque necessario sviluppare degli appositi indicatori che siano significativi per valutare le performance.

L’implementazione di un sistema di indicatori per la misura delle performance degli impianti produttivi è fondamentale per innescare un processo di miglioramento continuo. In sintesi, esso deve coprire tutte le dimensioni critiche per il successo dell’azienda; in particolare, deve essere un sistema dinamico, semplice e con un feedback veloce sulle performance. Un sistema di indicatori efficace deve permettere la valutazione ed il confronto in periodi diversi oppure per compararli con valori di benchmark (interni, a livello di settore industriale o di best practice); deve inoltre garantire una valutazione corretta di eventuali progetti migliorativi degli impianti produttivi, in modo da valutare quali siano i gap da colmare e i risultati post-intervento (stimati o reali).

Progettazione di un sistema di misura

Quando si vuole progettare un sistema di misura è fondamentale porsi due domande: cosa rilevare e come strutturarlo. È assolutamente superfluo, spesso dannoso, complicare e appesantire il sistema di misura e reportistica con dati ed indici che non sono di rilevanza per le varie funzioni aziendali; situazione ancora peggiore si verifica nel caso in cui le prestazioni non vengano misurate correttamente, quindi gli indicatori sviluppati non siano di nessuna utilità. Per rispondere a queste due domande è necessario focalizzarsi su alcune dimensioni fondamentali che il sistema di misura deve evidenziare e che vengono di seguito indicate.

Per decidere “cosa misurare” bisogna valutare 4 aspetti (Tabella 1).

Strategia: le misure devono essere strettamente collegate alla strategia aziendale, in modo da enfatizzare gli aspetti che più sono rilevanti per il successo competitivo della società; il sistema deve misurare fattori chiave nel lungo periodo e non solamente indicatori per il breve periodo; non è comunque semplice collegare e integrare le varie misure a causa del sempre maggiore focus su qualità, flessibilità e grande varietà di prodotti realizzata da un’azienda.

Orientazione del flusso: obiettivo di una produzione efficiente è una gestione ottimale del flusso dei materiali all’interno del processo, con una elevata qualità e bassi tempi di attraversamento; è necessario utilizzare indicatori che si focalizzano sui business process piuttosto che sulle singole funzioni aziendali, in modo da avere una visione che si basa sul concetto della supply chain; anche questo aspetto complica la realizzazione del sistema di misura.

Efficienza interna: l’obiettivo di questa dimensione è di identificare e valutare le performance di una funzione interna; è possibile utilizzare degli indicatori finanziari per comparare efficacemente i vari dipartimenti e fare delle analisi di trade-off tra costi e benefici; nonostante ciò spesso sono necessarie anche altre misure, non finanziarie, che sono fondamentali per valutare le performance produttive, come i lead time; bisogna quindi utilizzare ed integrare indici finanziari e non per avere una visione più completa ed esaustiva delle prestazioni.

Efficacia esterna: questa dimensione è strettamente collegata alla soddisfazione del cliente, perciò richiede misure del livello di servizio offerto dall’azienda e della qualità, sia a livello strategico che operazionale; non necessariamente però sono sufficienti questi indici per comprendere la soddisfazione reale dei clienti e spesso la qualità è riferita solo all’efficienza interna e non collegata al consumatore finale.

Per capire invece “come misurare” è necessario considerare:

Driver per il miglioramento: gli indicatori scelti devono essere una base per intraprendere e sviluppare processi di miglioramento; gli indici dipendono strettamente dai dati che vengono raccolti e da come le analisi poi vengono condotte. Il sistema di misura deve cogliere tre aspetti fondamentali:
– il set di misure deve coprire tutti gli aspetti rilevanti per indicare dei potenziali miglioramenti futuri;
– la misura deve identificare e generare un miglioramento continuo, non solamente fungere da controllo passivo dell’operato; in particolare ciò è rilevante per misure che si focalizzano su attività non a valore aggiunto;
– se le misure, sia di lungo che di breve periodo, sono rilevate su un periodo continuo, piuttosto che a intervalli regolari, devono essere un componente importante nel processo di miglioramento continuo.

Semplicità e dinamicità: le misure devono essere semplici e facili da comprendere e non necessariamente devono rispettare un formato fisso, ma devono essere adattabili alle specifiche esigenze del momento; l’utilizzo di indicatori troppo complessi, o in numero eccessivo, può portare il sistema ad essere eccessivamente reattivo e non proattivo, focalizzandosi solo sul controllo dei risultati e non sul miglioramento.

 

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