Storia (inefficiente) d’azienda

Siamo sicuri che la nostra azienda sia bene organizzata? Sfruttiamo al meglio il nostro parco macchine? Proviamo a dipingere lo scenario di una tipica carpenteria contoterzi che deve realizzare un pezzo tagliato e piegato… Ti ci riconosci?

Quante volte…

Quante volte capita di arrivare in ufficio e, aprendo la posta, troviamo in inbox decine di mail sia di lavoro sia promozionali. Smaltiamo la posta e ci imbattiamo in una richiesta d’offerta di un cliente storico.

Il digitale offre innumerevoli strumenti per gestire la richiesta ma, si sa, “carta canta”. Quindi stampiamo la RDO e la posizioniamo nell’immancabile vaschetta sulla scrivania dell’ufficio tecnico, nella quale, mano a mano, viene sommersa da altri documenti simili.

Passano le ore e finalmente è il turno della nostra richiesta d’offerta. Quando viene analizzata dal tecnico che deve elaborare il preventivo ci si accorge che mancano delle informazioni fondamentali. Materiali, spessori, quote non ottimizzate per la piegatura o simili. La soluzione? Telefonare al cliente e spiegare la situazione. Inizia il solito telefono senza fili per trovare la persona di riferimento. La risposta arriva, ma solo dopo alcune ore.

Possiamo finalmente procedere, elaborare il preventivo e inviarlo al cliente che, questa volta, piuttosto velocemente, invia la conferma d’ordine. Creiamo la distinta base e finalmente andiamo in produzione.

Riflettiamo. Quanto tempo di quello impiegato ha effettivamente generato valore? Quanto è stato sprecato? Eppure il tempo sprecato è comunque un costo (non ripagato) che la nostra azienda deve sostenere…

Tra il dire e il fare… c’è di mezzo l’inefficienza

La nostra distinta base viene presa in carico dagli operatori. Prima cosa: andiamo in magazzino a controllare che ci sia la lamiera giusta. Per trovarla è necessario prendere il muletto e spostare vari bancali in modo da estrarre quello giusto. Finalmente si trova il foglio ma, sfortuna vuole, è graffiato.

Chiamiamo il nostro fornitore e ordiniamo il materiale. Per fortuna il centro servizi è efficiente e il materiale arriva il giorno seguente. (Comunque un giorno di ritardo che avremmo potuto evitare).

Approfittiamo del ritardo per fare un po’ d’efficienza e rielaboriamo i disegni del cliente (che quasi mai arrivano perfetti). Per gli addetti ai lavori questa si può definire un’operazione in tempo mascherato che però impiega comunque una risorsa con il proprio costo orario.

Avremmo potuto evitare la situazione con una più precisa gestione aziendale?

Il materiale arriva, i disegni sono pronti, passiamo alla fase di taglio. La nostra carpenteria è dotata di laser assai efficienti e veloci; qui tutto fila liscio, in pochi minuti il foglio è tagliato; chiamiamo l’operatore che separa i pezzi dallo sfrido e li posiziona su un bancale pronti per essere piegati.

Il laser che abbiamo acquistato di recente, approfittando degli incentivi, è veramente veloce, al punto che in pochi minuti riesce a saturare la capacità delle piegatrici, eppure non possiamo spegnerlo in quanto dobbiamo ammortizzare l’investimento, quindi i semilavorati da piegare si accumulano e, tra il materiale in coda e il piegatore, si frappone sempre l’urgenza.

Questo è il caso della nostra commessa che si vede passare davanti un’ordine di un pezzo più urgente in quanto il cliente ha già telefonato varie volte protestando per il ritardo.

Un’accurata pianificazione non potrebbe creare equilibrio nella produzione ed evitare (o almeno limitare) le situazione in cui per accontentare un cliente se ne scontenta un altro?

Finalmente il piegatore prende in consegna la nostra commessa, attrezza la macchina con gli utensili indicati, esegue il primo pezzo, lo misura e si rende conto che è fuori tolleranza. Come fare? Il piegatore si reca in ufficio tecnico e inizia il solito rimbalzo di responsabilità tra chi conosce il pezzo, e quindi sa come va progettato, e chi conosce la macchina e sa come eseguirlo. La soluzione si trova sempre, ma spesso dopo ore di verifiche e, probabilmente, almeno un riattrezzaggio della macchina.

Quanto tempo di fermo macchine mi è costato il disguido? Sono sicuro di aver sfruttato il mio parco al limite delle sue potenzialità? Con una migliore organizzazione e con determinati accorgimenti il mio reparto produttivo non potrebbe fare un vero salto di qualità?

Dulcis in fundo

Dopo tutte queste peripezie il lavoro è stato finalmente compiuto e la nostra commessa giace su un bancale pronta per essere evasa. Il piegatore chiama l’amministrazione affinché avvisi il cliente per il ritiro ma in quel momento in ufficio sono in pausa, i bancali di pezzi da piegare si accumulano e quindi non può attendere oltre, torna a riprendere il lavoro con il più classico dei pensieri: “dopo ripasso ad avvisare”.

Il responsabile di produzione qualche ora dopo, facendo il giro d’ispezione, si accorge del bancale finito per il quale non è ancora stata emessa la bolla di spedizione. Esamina i pezzi, li misura, sono corretti! Provvede di persona ad avvisare il cliente che manda il camion a ritirare il bancale.

Il cliente arriva, la battuta sul ritardo nella produzione è irrinunciabile, carica il bancale sul camion ma solo dopo aver atteso che il muletto spostasse gli altri pallet che nel frattempo si sono accumulati nell’area spedizioni, e finalmente la commessa viene evasa.

Giunti al termine del ciclo produttivo proviamo ad analizzare le fasi e quante di esse hanno generato un valore aggiunto… Attenzione, probabilmente poche fasi hanno portato valore, ma tutte hanno comportato costi!

È una rappresentazione troppo estrema o molto vicino alla realtà?

Ti ritrovi in queste problematiche e vuoi scoprire come risolverle?

Le risposte il 15 maggio 2020 al Relaisfranciacorta

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