In Italia, in diversi settori lavorativi, l’errata cultura del “chi più sta in ufficio più produce” si è consolidata per anni condizionando non poco le dinamiche lavorative. Un falso assioma capace di insinuarsi più recentemente anche nelle modalità di Smartworking. Tuttavia, passare troppo tempo in ufficio – reale o virtuale che sia – è spesso, in realtà, indice di scarsa efficienza o sovraccarico di lavoro. Vediamo perché.
Frasi del tipo “Il tempo passa per tutti” e “Il tempo è l’unica cosa non riproducibile” possono considerarsi locuzioni create e utilizzate da epoca quasi immemorabile da tantissime persone per le più svariate necessità, ma che tuttavia nascondono, dietro semplici concetti, grandi verità. Anche dal punto di vista professionale queste brevi espressioni lasciano la possibilità di fare diverse considerazioni. In un mondo del lavoro sempre più frenetico e fonte di stress è possibile ottimizzare al meglio il tempo trascorso in ufficio, fornendo altresì risultati migliori. In pratica, il focus principale da prendere in considerazione può trarre spunto dalla constatazione che ogni individuo impegnato in un’attività professionale probabilmente, per le più disparate ragioni, passa troppo tempo nell’ambiente di lavoro rispetto alla sua reale potenzialità produttiva.
Qualche considerazione preliminare
Un professionista con il quale ho avuto la possibilità di collaborare negli anni scorsi aveva come leitmotiv nella propria attività il motto “Chi più lavora, più guadagna!”. Sicuramente una considerazione onesta, ma non sempre vera fino in fondo. O, meglio, ci si trova sempre nella condizione di lavorare nel migliore dei modi sfruttando ogni istante del tempo a disposizione, sia esso una giornata intera oppure solamente qualche ora? Non si tratta unicamente di comprendere che lo stare troppo tempo seduti in ufficio fa male, oppure che il trascorrere ore e ore davanti a un monitor non curandosi degli intervalli che la normativa stabilisce può essere deleterio alla salute. La realtà è che le persone, almeno nel mondo mediterraneo, passano troppo tempo al lavoro ritenendo che la presenza in un luogo deputato alla propria attività sia direttamente proporzionale a una maggiore produttività. In tanti casi, molti rimangono al lavoro oltre gli orari pattuiti solamente per compiacere superiori o titolari senza di fatto, necessariamente, accrescere la qualità o la quantità del lavoro svolto.
E questa considerazione può valere, in determinate situazioni, anche per coloro i quali si avvalgono dello smart working. In molti paesi esteri, rimanere in azienda dopo l’orario di ufficio oltre che essere vietato viene visto come un fattore di inefficienza e non come un segno di dedizione al lavoro o attaccamento alla società. Queste affermazioni potrebbero risuonare come estreme, specie in un momento storico come quello che il mondo della metalmeccanica sta vivendo per via della forte domanda di prodotti e della faticosa possibilità di reperimento di materiali e semilavorati sul mercato. Tuttavia, la strategia di ogni azienda potrebbe essere quella di concentrarsi sull’organizzazione del lavoro, al fine di ottimizzare al meglio il tempo a disposizione delle proprie risorse, con immancabili risvolti positivi, sia a livello aziendale sia per le proprie risorse. Così facendo si potrebbero ottenere risparmi non solamente economici, ma anche riscontri legati a una maggiore efficienza dovuta al non eccessivo affaticamento e al minor stress dei propri collaboratori.
Ottimizzazione del tempo: alcuni consigli
Ci possono essere diverse metodologie per ottimizzare il tempo trascorso in ufficio e gran parte di queste passa per una rivisitazione dell’organizzazione e redistribuzione dei propri carichi di lavoro. Tra i molti consigli potrebbe esserci quello di dedicare ogni giorno un po’ di tempo a stilare una lista delle cose da fare, dividendole per importanza e priorità. Successivamente sarebbe corretto attribuire a queste attività un tempo per ciascuna di esse. Ciò in maniera tale da vedere se vengono rispettate o meno. Il giorno seguente quando verrà redatta una nuova lista sarebbe opportuno includere al suo interno tutte le pratiche che non è stato possibile evadere il giorno precedente.
Questo metodo potrebbe andare bene per le cose da svolgere di una certa entità, ma al tempo stesso può essere effettuato anche per attività di minor spessore in maniera tale da avere sempre sotto controllo il loro stato di avanzamento nella nostra giornata lavorativa rispetto al carico di lavoro. L’importante è non farsi assalire dall’eccessivo stress per la quantità di cose da fare e procedere passo a passo svolgendo ogni singola attività programmata. Un altro accorgimento sarebbe quello di sospendere le attività, quando possibile ovviamente, che stanno occupando tropo tempo rispetto al previsto distogliendo l’attenzione da altri esercizi. Sapere dire di no, fissare obiettivi e misurarli, delegare, fare pause all’interno della giornata lavorativa, sono inoltre tutte opportunità che possono essere messe in campo al fine di ottimizzare la nostra giornata lavorativa e ridurre i livelli di stress. Un’ulteriore strategia da mettere in atto potrebbe essere anche quella di evitare le distrazioni e assegnare tempi prestabiliti a ogni attività, semmai limitandone il tempo.
In questo contesto va evidenziato come l’assumersi carichi di lavoro eccessivi o altrui sia un fattore che potrebbe ledere a lungo andare la produttività e l’organizzazione di una risorsa all’interno del suo lavoro. Ciò non significa che non bisogna avere iniziativa, prendersi delle responsabilità ed essere collaborativi e creativi, ma è necessario saper fornire l’apporto giusto all’azienda nel momento e nella maniera corretta affinché possa essere un contributo positivo e non controproducente per sé e per l’intera organizzazione.
di Stefano Vezzelli
