Il problem solving è un’attività complessa e per massimizzare i risultati è utile strutturare correttamente il processo. In questo viene in aiuto il metodo SCQA.
Affrontare i problemi in azienda è sempre un’attività complessa: non riuscire a definire chiaramente la questione, sessioni di brainstorming confuse nelle quali si fatica a tenere le fila del discorso, soluzioni che coprono solamente in parte il problema iniziale sono scenari che sono, ahinoi, familiari ai più.
L’ideale è riuscire ad adottare un metodo strutturato che permetta di definire la situazione di partenza, il problema, i punti da affrontare e le soluzioni da prendere; questo è esattamente ciò che si prefigge il metodo SCQA, acronimo di Situation, Complication, Questions e Answers, postulato da Barbara Minto, alumna della Harvard Business School con brillante carriera in consulenza strategica.
Usare un framework per mettere ordine in una situazione in cui regna il caos è una condizione sine qua non per riuscire ad affrontare efficacemente i problemi aziendali, vediamo come procedere.
SCQA e MECE
Il framework SCQA in sostanza prevede di affrontare i problemi partendo dalla definizione del contesto aziendale per poi passare all’identificazione del cuore del problema, all’individuazione e analisi questioni cruciali e, infine, allo sviluppo di soluzioni efficaci per risolvere la criticità. In tutte queste fasi è utile procedere con metodo, scomponendo le cause dei problemi in sotto-cause più facilmente analizzabili e gestibili e questa è la ragione per la quale il metodo SCQA si integra perfettamente con il metodo MECE, che prevede il brake-down dei problemi in categorie collettivamente esaustive e mutualmente esclusive. Vediamo tutti gli step nel dettaglio.
- Situation: chiarire il contesto di partenza
Prima di affrontare qualsiasi problema, è fondamentale comprendere appieno la situazione attuale dell’azienda; questo include la valutazione del mercato di riferimento, dell’andamento dell’industria manifatturiera, delle risorse disponibili e delle sfide specifiche che l’azienda sta affrontando. Definire la situazione “as-is” permette già di fare chiarezza nella mente.
Ad esempio: pensiamo a un’azienda metalmeccanica che sta affrontando un problema di calo della marginalità in un periodo nel quale il resto del mercato non presenta particolari difficoltà. Solamente affermando questo si inquadra lo scenario e, di conseguenza, si richiamano alla mente tutti i fattori che possono impattare nella definizione del problema e nella sua risoluzione.
- Complication: identificare il problema
Una volta stabilito il contesto, è necessario identificare la complicazione principale o il problema critico che l’azienda deve affrontare. Questo potrebbe essere legato a una serie di fattori, come la scarsa redditività di un determinato prodotto, problemi di qualità, o difficoltà nell’adattarsi alle nuove tecnologie.
La pluralità dei fattori o delle cause che possono generare il problema è la principale complicazione da affrontare in questo step dal momento che è facile lasciare qualche area scoperta oppure, al contrario, generare confusione identificando delle aree che si sovrappongono; perciò, in questa fase viene in auto un’altra definizione: MECE, acronimo di Mutually Exclusive e Collective Exhaustive, che ha l’obiettivo di suddividere un problema complesso in sottoinsiemi più facilmente analizzabili che non coincidano fra di loro (mutualmente esclusivi) e, presi collettivamente, coprano l’interezza del problema (collettivamente esaustivi).
Procedendo nell’esempio del punto precedente possiamo affermare che un calo della marginalità può essere imputabile a un aumento dei costi oppure a una diminuzione dei ricavi. Constatando che il problema non sono i costi possiamo scomporre ulteriormente i ricavi andando a specificare se la contrazione dei ricavi è imputabile al mercato domestico oppure al mercato estero.
Così facendo abbiamo applicato la logica MECE andando a definire per ogni classe di problema dei sottoinsiemi che, presi collettivamente, coprono l’interezza della questione ma analizzati singolarmente non si sovrappongono, semplificando così le operazioni di analisi.
- Question: analizzare il problema ponendosi le giuste domande
Dopo aver individuato la complicazione, è importante formulare domande chiave che aiutino a guidare il processo decisionale. Queste domande potrebbero riguardare le cause sottostanti del problema (definite attraverso la logica MECE), le possibili soluzioni da esplorare e gli impatti previsti sul business.
Continuando con l’esempio potremmo chiederci se la contrazione dei ricavi è imputabile a un abbassamento del prezzo o se è imputabile a un calo delle vendite e se quest’ultimo è riconducibile a una contrazione della domanda, all’ingresso di nuovi concorrenti che cannibalizzano il nostro prodotto oppure a un calo degli investimenti in marketing&sales che ci fa perdere posizionamento.
Vediamo come la logica MECE va ad applicarsi anche nello sviluppare le domande chiave che vanno a indagare i problemi emersi al punto precedente.
- Answer: definire le migliori soluzioni
Infine, è il momento di fornire risposte e soluzioni alle domande chiave identificate. Questo potrebbe implicare l’analisi dei dati, la collaborazione con il team, la consultazione di esperti del settore o l’esplorazione di best practice. L’obiettivo è sviluppare piani d’azione concreti e mirati che possano affrontare efficacemente la complicazione identificata e portare a risultati tangibili per l’azienda.
Se ad esempio si è riscontrato che il problema della contrazione dei ricavi è imputabile a un calo del prezzo dovuto a una campagna di sconto andata fuori controllo possiamo fermare la campagna e monitorare l’andamento delle vendite per vedere se la situazione rientra. Se, al contrario esso è dovuto a un calo delle vendite possiamo verificare che la domanda globale sia restata stabile e, in seguito, implementare azioni di marketing, quali ad esempio una ricerca di mercato su nuovi potenziali clienti, per generare nuovi contatti da passare poi al commerciale con l’obiettivo di incrementare le vendite.
Non solo per il problem solving
La tecnica SCQA trova la propria principale applicazione nello strutturare il pensiero per risolvere i problemi di business che possono affliggere un’azienda; tuttavia, essa ritorna utile ogni qualvolta sia necessario esporre un concetto chiaramente.
Pensiamo ad esempio a quante volte capita di partecipare a riunioni nelle quali l’audience perde l’attenzione perché il relatore fatica a mantenere un filo logico: questa è una di quelle situazioni in cui strutturare il proprio intervento, descrivendo dapprima la situazione, in secondo luogo ciò che ha cambiato lo status quo e successivamente le domande che approfondiscono le cause del cambiamento e le relative soluzioni, può tornare assai utile a mantenere il pubblico concentrato e a facilitare la comprensione del messaggio.
Analogo discorso nel presentare una richiesta d’offerta: invece che partire dalla soluzione, incominciare dalla situazione e dal problema che si vuole risolvere indagandone gli impatti con ottica MECE per poi giungere alla soluzione, il tutto ovviamente in maniera concisa e schematica, aiuta a fornire al potenziale fornitore tutti gli elementi e un quadro completo della situazione.
Così facendo l’interlocutore dispone di tutti gli elementi di cui ha bisogno.