Processi di lavorazione lamiera, quando non tutto è chiaro

Una proposta su come risolvere i problemi produttivi quando vi è poca chiarezza nelle prassi e nella modalità di esecuzione dei processi.

Antonio è un saldatore che lavora da oltre 15 anni in una carpenteria del Nord-Est d’Italia. La società, specializzata nella lavorazione della lamiera, da qualche tempo si occupa anche della produzione conto terzi di telai in acciaio per diversi gruppi che commercializzano, con un proprio marchio, macchine semoventi destinate al mondo del B2B. Negli ultimi anni l’azienda, da sempre a conduzione familiare, è cresciuta molto in seguito all’acquisizione di un sempre maggior numero di commesse per importanti clienti della zona.

Questo ha comportato l’aumento degli addetti coinvolti in produzione; in particolare l’incremento del personale è avvenuto soprattutto nel reparto di saldatura dove lavora Antonio, sia in quello delle lavorazioni meccaniche dove svolge il proprio operato suo cugino Franco. Tutto questo anziché generare una maggior produzione per l’azienda, ha creato numerosi rallentamenti al flusso produttivo.

Oltre a ciò questa situazione negli ultimi mesi ha creato anche parecchi malumori e incomprensioni sia tra gli addetti di produzione, sia da parte della proprietà. Quest’ultima ha compreso che parte delle problematiche che si sono recentemente presentate sono dovute alla poca chiarezza nelle prassi, sulla responsabilità in capo alle persone e sulle modalità di esecuzione delle attività all’interno di un dato reparto.

Di questo ne sono convinti anche Antonio e suo cugino Franco che, sull’argomento, si sono già confrontati più volte arrivando a comprendere che parte del caos che si è generato è dovuto in larga parte sui controlli ordinari da effettuare sulle saldatrici. Secondo la loro opinione vi è infatti poca chiarezza in termini di cosa fare, sul quando e su chi dovrebbe portare avanti determinate azioni.

Cosa fare? Interviene la “norma”

Alla luce della problematica riscontrata sia dall’azienda, sia da parte di Antonio e Franco, come ripensare dunque le prassi e l’esecuzione delle operazioni, magari snellendole e rendendole, se possibile, anche maggiormente sicure e veloci? Come definire con esattezza in carico a chi è lo svolgimento di determinate attività? Ci possono essere molti metodi per arrivare ad una soluzione di quanto lamentato sopra e questi dovrebbero essere presi in esame singolarmente. Tuttavia, un aiuto concreto potrebbe essere fornito dall’analizzare il contesto in cui si è manifestata la problematica per poi riuscire ad avanzare una soluzione pratica e applicabile nel tempo in maniera concreta.

Una proposta semplice, rapida ed anche economica per far fronte in maniera efficace a ciò potrebbe essere quella di redigere, testare e applicare procedure o istruzioni operative. A tal proposito la norma UNI EN ISO 9000 del 2015 definisce come con procedura un “Modo specificato per svolgere un’attività o un processo”. Per quanto riguarda invece le istruzioni operative va detto che queste sono più semplici e, sostanzialmente, al loro interno vengono indicate una sequenza di azioni da intraprendere per porre in essere un’attività che, nella maggior parte dei casi, è di natura tecnica.

La procedura, anche se operativa, generalmente è più descrittiva ed è utile soprattutto per definire e standardizzare i processi. Mentre, l’istruzione risulta piuttosto lineare e sintetica come contenuti e, alle volte, può contenere al suo interno tabelle, foto e disegni. Tutto questo al fine di poterne consentire una consultazione rapida e veloce in quanto generalmente è destinata al personale operativo. Queste ultime, pertanto, potrebbero essere utilizzate per definire con grande duttilità le prassi operative delle società a tutti i livelli.

Per la loro semplicità possono indicare, a volte anche per semplici punti, cosa è necessario fare rispetto a determinate operazioni e, soprattutto, chi deve eseguire un’azione definita e chi, quando necessario, controllarla. Nel caso di Antonio, pertanto, viste le problematiche insorte relativamente ai controlli sulle saldatrici tra le persone dei reparti, la procedura operativa risulterebbe necessaria per definire la gestione stessa delle verifiche ordinarie delle macchine per la saldatura presenti in reparto; mentre l’istruzione operativa potrebbe definire nel dettaglio quali operazioni seguire per attuarla.

Un’altra possibilità per risolvere la problematica di Antonio, adottata da tante realità aziendali per snellire ulteriormente il flusso documentale, potrebbe essere quella di raggruppare le informazioni necessarie all’interno della sola istruzione operativa. Comunque sia le procedure e le istruzioni operative sono piuttosto diffuse nelle aziende, specie quelle modernamente organizzate anche se, in molti casi, vengono poco aggiornate diventando quindi obsolete rispetto alla prassi utilizzata. Questo è solamente un esempio di ciò che può accadere in un’azienda specializzata nella lavorazione della lamiera.

Va comunque posto in evidenza che l’utilizzo di istruzioni operative o procedure nel tempo può generare grandi vantaggi sia per l’organizzazione che le promuove, sia per gli addetti che le utilizzano. Per l’impresa potrebbe infatti snellire e velocizzare determinate operazioni, quali ad esempio i controlli ordinari come nell’azienda dove lavora Antonio; mentre per il personale la utilizza con sistematicità potrebbe semplificare e rendere maggiormente chiari i passaggi necessari per eseguire una determinata azione.

Nel caso di Antonio l’utilizzo sistematico delle istruzioni operative da parte degli operatori potrebbe addirittura contribuire anche a generare un risparmio di tempo dell’operatore, al primo anno dalla sua introduzione stimato, stimato in circa il 2% sul totale delle ore lavorate. Ovviamente questo rimane solamente un valore teorico, calibrato su una piccola azienda di lavorazione della lamiera che può variare a seconda della realtà e sulla base di uno specifico numero non irrilevante di variabili.

Va inoltre evidenziato che quando si introducono procedure e istruzioni operative sarebbe necessario coinvolgere anche i diretti interessati attraverso un confronto tra gli utilizzatori e l’azienda. Se queste invece venissero imposte dall’alto spesso non otterrebbero lo stesso riscontro di quando vengono condivise con il personale che le dovrebbe mettere in pratica.

Vale anche la pena di chiarire che la comunicazione e la formazione degli addetti, anche attraverso brevi sessioni, può aiutare a promuovere questi strumenti in azienda e ad utilizzarli costantemente come elementi di guida indispensabili per il lavoro sia del personale in forza, sia dei nuovi assunti. Infine, vista la duttilità e la trasversalità d’impego di procedure e istruzioni, queste potrebbero essere di valido aiuto anche quando è necessario reingegnerizzare un processo in funzione di una nuova esigenza aziendale.