Decluttering industriale, uno strumento utile per ottimizzare l’attività dell’impresa

Individuare ciò che non viene più utilizzato e sbarazzarsene: questo è, in breve, il decluttering. Una filosofia in parte ancora tutta da affrontare in ambito industriale ma che può venire in aiuto alle imprese e ai professionisti che operano a tutti i livelli.

In molte aziende si cerca di lavorare in maniera incessantemente più efficace ed efficiente al fine di ottimizzare la produzione e, quasi sempre, per aumentare i profitti. Molte volte oltre che lavorare sui metodi e i processi, vengono acquistate nuove e maggiormente performanti macchine e attrezzature. In tanti casi vengono addirittura rinnovate intere aree aziendali.

L’incessante volontà di rimanere competitivi sul mercato porta, rispetto ai decenni trascorsi, anche alla necessità di cambiare più frequentemente le macchine e decretare l’obsolescenza di quelle in uso con in tempi maggiormente compressi rispetto al passato. Nonostante ciò, in parecchi casi queste attrezzature rimangono comunque in carico all’impresa e ancora tra i cespiti delle aziende senza più essere utilizzate. Spesso si tratta di piccole attrezzature piuttosto che di impianti completi.

Tuttavia in determinate realtà industriali succede ancora di scorgere macchine piuttosto ingombranti e costose, utilizzate fino a qualche tempo prima, abbandonate a se stesse senza essere ancora state dismesse.

Tali situazioni vengono a verificarsi perché ancora non si è ancora presa una decisione sul loro futuro. Questo – va evidenziato in questo contesto – può accadere per varie ragioni: ad esempio, non si è ancora deciso se vendere la macchina in questione o effettuare un revamping della stessa; oppure, si è indecisi se rottamarla e, non ultimo, può entrare in gioco una situazione sentimentale che porta le aziende, specie quelle piccole, a non volersi sbarazzare di una macchina alla quale si è “affezionati” per l’onorato servizio che ha reso negli anni.

Molte volte, inoltre, si tergiversa sullo smaltimento di un’attrezzatura anche in funzione della prassi necessaria per avviarla allo smaltimento in maniera corretta rispetto ai requisiti di legge vigenti.

Per quanto riguarda quindi i reparti produttivi di un’impresa, prima di passare al decluttering vero e proprio atto a snellire il parco macchine aziendale e liberare spazi sarebbe opportuno censire macchine, attrezzature e anche gli utensili da lavoro manuali che non vengono più utilizzati. Nel computo devono assolutamente essere comprese anche le attrezzature che sono state “cannibalizzate” a favore di altre.

In seguito si rende opportuno pianificare le azioni necessarie a programmare e rendere operativo il decluttering. In questi casi questa azione potrebbe essere vista come una soluzione adeguata e necessaria anche da parte del personale aziendale assumendo la stessa valenza del “prevenire è meglio che curare” in campo medico.

Rimane tuttavia essenziale e preliminare effettuare azioni informative presso il personale al fine di poterlo addestrare e riuscire a diffondere la filosofia che le azioni di decluttering aziendale non devono essere portate avanti una tantum, ma dovranno essere applicate in maniera continuativa e costante. Ad esempio, allo scopo si potrebbe pianificare una prima azione formativa e informativa rivolta al personale operativo per sensibilizzarlo sulle future azioni.

In seguito, si potrà poi avviare un’operazione di decluttering, suddivisa per step e da attuarsi in più riprese per “bonificare” il più possibile ciò che è stato rilevato dopo la prima analisi. Successivamente, si potrà continuare, a cadenze prefissate, con altre azioni di verifica dello stato dell’arte.

Esempi concreti

Una proposta per effettuare un decluttering industriale potrebbe essere quella di suddividere le attrezzature presenti all’interno dell’organizzazione in: non più utilizzate, impiegate di rado, utilizzate spesso e utilizzate sempre o in maniera ripetitiva. Questa potrebbe essere pertanto una delle vie percorribili per effettuare un decluttering corretto ed eliminare per gradi solamente le cose che non vengono utilizzate veramente.

Ciò aiuterebbe inoltre anche a generare un flusso di dismissione adeguato e tale da non indurre l’azienda a sbarazzarsi involontariamente di materiale che potrebbe essere ancora utile. Attenzione sempre e comunque in questi casi all’effetto boomerang che questa azione potrebbe generare a lungo andare: ovvero ritrovarsi al punto di partenza senza avere avviato alla dismissione materiale alcuno.

In alcuni casi poi, un’attrezzatura che non viene più utilizzate da un reparto, se ancora efficiente e soprattutto a norma, potrebbe essere utile e impiegata dal personale di un altro reparto. Per questo una delle azioni che potrebbero essere pianificate oltre al censimento sarebbe appunto la possibilità di verificare se il cespite in uso al reparto X potrebbe essere impiegato dal reparto Y.

In molti casi è anche necessario comprendere il perché molti addetti ai lavori sono restii al volersi sbarazzare di determinati arnesi e attrezzature fino al punto che, alle volte, si può assistere a veri e propri reclami da parte degli utilizzatori finalizzati al non privarsene. Le ragioni potrebbero essere molteplici, ma una di queste si può rintracciare sicuramente nel non voler sostituire un utensile che si conosce nelle proprie funzionalità, e limiti, in maniera ineccepibile.

Pertanto prima di procedere a decisioni di questa portata e comunicare un’eventuale dismissione coatta di determinati strumenti di lavoro sarebbe sempre opportuno sentire le ragioni dell’utilizzatore e, semmai, motivarne le ragioni delle decisioni dell’azienda. Tante volte la sostituzione di un utensile può avvenire anche per sole ragioni di un adeguamento normativo in materia di sicurezza. In taluni casi queste scelte possono addirittura rallentare il flusso di lavoro o anche prevedere una formazione sul suo utilizzo che non sempre può essere accettata favorevolmente da parte del personale coinvolto.

Decluttering in ufficio

Questo probabilmente è quello di maggiore applicazione in azienda, forse proprio perché riguarda spesso quelle azioni da mettere in campo che si rimandano con maggior frequenza ed è quello che, per certi versi, rimane maggiormente nascosto allo sguardo degli addetti ai lavori.

Tuttavia, quando si decide di pianificarlo e mettere in atto operazioni di decluttering negli uffici aziendali, il primo pensiero che può sovvenire al personale che lavora a vario titolo con mansioni impiegatizie, sono i documenti. In questo caso molti addetti ai lavori potrebbero avere numerosi faldoni e documenti che vengono accatastati in vari archivi aziendali senza nemmeno sapere di preciso da quanto tempo sono stati ubicati in un dato posto e, alle volte, senza nemmeno essere stati censiti, protocollati o archiviati secondo una prassi o una logica precisa.

E anche tra quelli catalogati vi possono essere numerosi elementi che possono essere oggetto di decluttering ed essere avviati verso una raccolta differenziata. Tra questi si possono sicuramente trovare diversi documenti non più necessari e altri archiviati molto tempo fa dei quali si erano perse le tracce e ora divenuti inutili.

Sarebbe opportuno per l’efficienza e l’efficacia del lavoro all’interno degli uffici effettuare un’identificazione e archiviazione frequente delle pratiche presenti presso la propria postazione di lavoro eliminando i documenti non necessari e conservando in maniera corretta quelli che necessitano di essere tenuti e reperiti in maniera veloce. Esistono diverse possibilità e metodologie utili per l’archiviazione dei propri documenti.

Così, il consiglio potrebbe essere quello di procedere a un decluttering di tutti quegli elementi presenti presso la propria postazione di lavoro non necessari secondo frequenze più o meno ravvicinate.

In aggiunta a ciò, può risultare utile anche sbarazzarsi, attraverso gli appositi canali di differenziazione, degli oggetti di cancelleria che non funzionano più o sono diventati inutili al proprio lavoro come, ad esempio, le penne a sfera e gli evidenziatori non più funzionanti.

Molte volte anche le cassettiere delle scrivanie e gli armadi degli uffici nascondono molto materiale che dovrebbe essere posto altrove oppure sistemato o, più spesso, del quale dovrebbe essere effettuata una cernita per liberare spazio. Ciò non solamente creerebbe le condizioni di ottimizzare le aree a disposizione, ma risulterebbe come un’azione propedeutica per porsi nell’ottica corretta e in maniera più aperta e proattiva verso il proprio lavoro.

Un metodo per effettuare un decluttering efficace del proprio ufficio può essere effettuato attraverso alcuni step. Come primo si potrebbero radunare le cose che si pensa possano non più servire per poi essere collocate in uno scatolone posto nei pressi del nostro ufficio o comunque, non troppo lontane dalla nostra postazione abituale di lavoro.

Segue poi uno step intermedio di durata variabile che, a seconda dei casi e delle esigenze, potrebbe variare da qualche settimana fino ad alcuni mesi. Se durante questo periodo il materiale collocato all’interno delle scatole non viene cercato per un suo utilizzo, potrebbe fornire gli elementi necessari utili per procedere alla sua dismissione o ricollocazione presso altri colleghi.

Prima di disfarsi del materiale sarebbe pertanto corretto chiedersi – e, soprattutto, chiedere – se questo potrebbe avere comunque un’utilità per altri. In caso di risposta negativa si potrebbe procedere alla sua dismissione rispettando le disposizioni interne aziendali e le leggi vigenti.

Alle volte è necessario anche effettuare un decluttering degli archivi avviando allo smaltimento i documenti non più necessari e quelli per i quali la normativa vigente non ne impone più una conservazione per sopraggiunti limiti temporali come, ad esempio, le fatture e i documenti fiscali che devono essere conservati per un periodo di almeno di 10 anni.

Va comunque evidenziato che il decluttering può riguardare non solamente i documenti in formato cartaceo, ma anche gli aspetti di natura digitale. Se in molti casi i documenti vengono digitalizzati per una più semplice consultazione e ricerca e, non ultimo, per risparmiare spazio fisico e salvaguardare l’ambiente, in altre situazioni diverse organizzazioni hanno l’abitudine di archiviare ingenti volumi di dati su server presenti in azienda o anche, più spesso, presso server di terzi dislocati in luoghi lontani dall’impresa.

Ciò comporta un utilizzo sempre maggiore di spazio fisico, un crescente consumo di energia elettrica, sia per mantenere i server sempre attivi, sia per salvaguardare i dati attraverso diverse tipologie di sistemi e protezioni e, non ultimo un dispendio di energia e risorse necessari anche per il loro trasferimento.

Il discorso vale anche per le caselle di posta elettronica. Anche queste occupano spazio sui server sui quali risiedono chiedendo sempre maggiori risorse per il loro utilizzo e gestione. Per questa ragione sarebbe opportuno fare una pulizia regolare della propria casella mail e del materiale archiviato sui server.

Il vantaggio non sarebbe solamente di avere più spazio a disposizione e un sistema maggiormente veloce nella ricerca, ma anche di ottenere come risultato un risparmio in termini di energia e, conseguentemente, anche economico per l’azienda oltre che un archivio maggiormente snello e organizzato.

A livello professionale si dovrebbero prendere in esame anche altri piccoli accorgimenti. Tra questi mantenere i device di normale utilizzo come pc, tablet e smartphone organizzati in maniera consona e non con ingenti volumi di dati inutili archiviati in più posti senza ragione. Lavorare solamente con i dati necessari e archiviati nella maniera corretta consentirebbe inoltre di essere maggiormente efficienti e meno stressati durante lo svolgimento del proprio lavoro.

Al tempo stesso il decluttering dovrebbe comprendere anche la verifica e l’eliminazione dei programmi non più utilizzati installati senza una precisa esigenza sul nostro pc. Ciò consentirebbe di liberare spazio e al tempo stesso di avere un sistema, alle volte, maggiormente veloce ed efficiente.

Infine, il decluttering dovrebbe comprendere anche la possibilità di avviare allo smaltimento pc e device che spesso vengono ammassati in ambienti poco utilizzati delle aziende. Questi quando vengono sostituiti da sistemi più moderni dovrebbero pertanto essere dismessi, attraverso lo smaltimento secondo i termini della legislazione vigente, e non tenuti inutilizzati e senza ragione all’interno delle imprese.

Decluttering felice

Non tutte le azioni rivolte a un decluttering devono avvenire in tempi compressi, ma possono essere programmati a piccoli step. Anzi alle volte è maggiormente conveniente e più economico perché coinvolge il personale rendendolo partecipe e cosciente delle azioni che sta mettendo in campo rispetto all’azienda per la quale lavora e, più in generale, nei confronti della società della quale fa parte, preservando l’ambiente. Tante volte queste azioni potrebbero, per varie ragioni, essere demandato ad aziende esterne e venire effettuate anche in orari notturni o, più in generale, in orari tali da non intralciare il lavoro.

Nonostante ciò, alle volte il decluttering è necessario pianificarlo approfonditamente coinvolgendo molte funzioni, progettando ogni singola azione nel dettaglio. Ciò può accadere soprattutto quando questo interessa impianti o macchine complesse che devono prevedere l’apporto di personale specializzato, tenere conto di aspetti di logistica, di macchine di movimentazione specifiche come, ad esempio, gru e mezzi semoventi, nonché trasporti eccezionali e quant’altro necessario per la sua rimozione e smaltimento. A riguardo, questo ultimo termine assume una valenza importante.

Si deve tenere presente, soprattutto in ambito industriale, che le macchine obsolete non vendute secondo le disposizioni di legge applicabili in materia, quando vengono dismesse devono essere avviate correttamente allo smaltimento. In questo caso si rende necessario interpellare ditte specializzate che possano offrire questi servizi, anche come consulenza, per una corretta gestione ambientale delle attrezzature e del materiale che ne fa parte.

Conclusioni

In definitiva, da quanto appena evidenziato si comprende come non sempre è semplice mettere in atto il decluttering da parte delle organizzazioni. Se da un lato esso viene percepito come necessario per lo sviluppo e l’evoluzione di un’impresa, dall’altro può risultare difficoltoso in virtù degli ostacoli che può incontrare, per questo si ribadisce che questa filosofia dovrebbe essere ampiamente spiegata prima di essere messa in pratica nelle aziende.