Il TCO, un concetto quasi sconosciuto

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Il Total Cost of Ownership (TCO) descrive tutti i costi per il possesso e l’operatività di un bene (ma anche di un’attività) nel tempo.

Quanto costa realmente un bene? Sicuramente c’è bene e bene e, di conseguenza, anche la valutazione del costo potrebbe essere differente: per l’acquisto di un kg di pane, il costo sarà puramente l’importo del prezzo richiesto dal panettiere, ma se si parla di una macchina utensile? O di un sistema di lubrorefrigerazione? O degli utensili?

Certamente la cosa si complica perché sarebbe estremamente riduttivo e controproducente limitarsi al semplice costo di acquisto.

Anche l’aggiunta dell’ammortamento non rispecchia il quadro reale, sulla cui base fare le debite considerazioni e prendere decisioni.

Naturalmente questo discorso è applicabile a qualsiasi “proprietà”, sia tangibile che non, pur con i dovuti distinguo.

I perché del TCO

Oggi si sta facendo strada un nuovo concetto per la valutazione dei costi, un concetto che non si riferisce solo all’acquisto di un bene, ma che parla del costo della proprietà di quel bene.

Si tratta del Total Cost of Ownership, noto anche come TCO.

Se inizialmente il TCO era nato all’affacciarsi dell’IT nell’industria (ma non solo), con l’obiettivo di arrivare a valutare l’effettivo costo dei sistemi, oggi l’interesse per il TCO riguarda un po’ tutti i settori.

Il TCO si prefigge di indicare il costo totale di possesso di un bene, motivo per cui alcuni lo indicano come costo d’uso mentre altri lo considerano un costo di proprietà ma, indipendentemente da come lo si consideri, è di fatto un indicatore che considera sia i costi fissi che quelli variabili legati all’acquisto e all’utilizzo del bene.

tcoUna valutazione quanto più precisa del TCO è importante perché permette di avere una chiara visione nel tempo delle ripercussioni economico-finanziarie che l’acquisto può avere sull’azienda, in modo da poter fare scelte più consapevoli.

Il tempo rappresenta una caratteristica importante perché l’analisi dei costi deve essere fatta in un ben preciso arco temporale, quello che ha più significato per il bene e/o per il settore: il TCO descrive tutti i costi per il possesso e l’operatività di un bene (ma anche di un’attività) nel tempo.

È evidente che si tratta di una previsione, quindi non avulsa da incertezze, ma l’accuratezza con cui si scelgono le voci e l’arco temporale sono la chiave per la precisione.

Il concetto di TCO rappresenta un approccio all’acquisto sempre più diffuso perché è ormai chiaro che, in particolare in contesti come il settore manifatturiero, il semplice costo di acquisto ha un’incidenza relativa su quello che è il reale costo di tutta l’operazione, dal proposito di acquisto alla dismissione.

Ha senso avvalersi del calcolo del TCO perché l’acquisto/investimento ha bisogno di una analisi completa degli effetti nel lungo periodo e dei costi nascosti.

I punti chiave

Per arrivare al calcolo del TCO occorre che, a monte, siano chiari e compresi i costi, per cui il punto di partenza è cosa si vuole acquistare.

Definito l’oggetto, il passo successivo riguarda il lasso temporale, cioè se va considerato l’intero ciclo di vita del bene, o se l’analisi riguarda solo un dato periodo di tempo, tenendo presente che la scelta è strettamente legata al tipo di bene e al suo utilizzo.

Il terzo punto chiave considera i costi legati alla proprietà (o all’uso).

Naturalmente i costi vanno valutati in funzione del tempo in cui si prevede di mantenere la proprietà o l’uso.

Definire un modello di costo, che consideri anche i costi nascosti, permette una valutazione del tempo necessario affinché ci sia un ritorno dell’investimento.

Se il nuovo acquisto porta un valore aggiunto che supera il TCO, valutato in un arco di tempo definito preliminarmente, allora significa che dall’acquisto si potrà ottenere un vantaggio economico.

Il calcolo

Non esiste una formula universale per il calcolo del TCO, ma molto dipende dalle caratteristiche di ciò che si vuole acquistare e dal settore, motivo per cui, nel tempo, sono state evidenziate delle linee guida o delle “best practice” a cui far riferimento.

È comunque evidente come l’analisi richieda una discreta mole di lavoro, motivo per cui, abbastanza spesso, fra i costi vengono annoverati anche quelli relativi al calcolo del TCO.

tco 3Oggi molte società di consulenza hanno predisposto opportuni modelli di calcolo, in grado di effettuare proiezioni dei costi piuttosto accurate, anche se affidarsi a un analista permette di costruire un modello di TCO più completo, fornendo un report dei risultati più user-friendly.

Nel 1993, Ellram e Siferd , in “Purchasing: The Cornerstone of The Total Cost of Ownership Concept”, avevano ipotizzato 6 macro categorie di costi per il calcolo del TCO, categorie tuttora ritenute valide:

– Qualità che considera sia la qualità del fornitore che del prodotto

– Gestione che considera sia i costi iniziali che quelli di pianificazione, oltre che quelli di approvvigionamento

– Fornitura che tiene conto dei ritardi, delle forniture difettose, della perfetta consegna o, al contrario, degli eventuali problemi

– Servizio che considera i costi relativi all’installazione, alla manutenzione e a ogni ulteriore tipo di servizio sia richiesto

– Comunicazione che Comprende i costi di comunicazione sia interni che esterni, per esempio col fornitore

– Prezzo: rappresenta la più semplice e ovvia delle categorie perché è il costo diretto di acquisto e consegna

I benefici materiali e immateriali

Grazie a un’attenta valutazione del TCO si possono raggiungere interessanti obiettivi legati al contenimento dei costi grazie, per esempio, al confronto fra fornitori che nasce dalla misura delle “prestazioni” offerte.

L’analisi permette anche di identificare le aree di miglioramento proprio perché, a fronte della valutazione, si comprendono meglio i vari costi aziendali.

In linea di massima il TCO permette di scegliere in maniera razionale e oggettiva: questo significa che si può anche decidere di andare contro le indicazioni fornite dal calcolo del TCO, ma lo si fa in maniera consapevole, magari sulla base di una scia emotiva.

Poiché per valutare correttamente il TCO occorre un ampio coinvolgimento aziendale, un beneficio, certamente non tangibile, è il miglioramento della comunicazione che, come indicano i più recenti studi, è la base per il successo.

Un ulteriore aspetto, a tutt’oggi ancora poco esplorato, riguarda la possibile influenza sulla produzione e vendita, vista dal punto di vista della competitività e, di conseguenza, dal posizionamento rispetto ai competitor.

Questo significa sfruttare il metodo del TCO in maniera ribaltata, cioè ponendosi dalla parte del cliente.

Le radici del TCO

È con la seconda metà del XX secolo che inizia a svilupparsi una nuova concezione, che assegnava al costo del prodotto non solo il suo costo diretto, ma tutto ciò che fosse legato alla sua proprietà (from cradle to grave, come si dirà successivamente).

Partendo da questi nuovi concetti, nel 1987 la società di consulenza Gartner Group sviluppò un nuovo tipo di approccio per valutare tutti i costi relativi al possesso della infrastruttura informatica, questo considerando tutto il ciclo di vita, arrivando a un risultato sconvolgente per l’azienda committente, sia per i manager finanziari che per i responsabili dell’IT: 10.000 dollari/anno.

Erano stati considerati i costi per l’acquisto, l’installazione, la gestione, la manutenzione e, giunti a fine vita, lo smaltimento.

Quello della Gartner Group è stato il primo esempio di TCO strutturato, base della moderna concezione, ormai approvato e adottato in tutto il mondo, sebbene le metodologie e gli strumenti varino in funzione sia dei contesti che delle specifiche applicazioni.

Ancora oggi non esiste una “formula magica” che permetta di valutare il TCO, né esiste una metodologia univoca, ma ciò che è univoco è l’obiettivo: comprendere e valutare correttamente i veri costi per l’acquisizione (o la proprietà) di un bene, tangibile o meno.

tco 4Focus sull’analisi

Per condurre un’analisi che porti a un corretto TCO, ci sono alcuni punti cardine da tenere presente:

– Costo di acquisto che, oltre al costo del bene e del suo trasporto, può comprendere anche i costi per la ricerca del fornitore, i costi amministrativi.

– Costi collegati al progetto e all’installazione che prevedano sia l’analisi delle necessità che la progettazione e costruzione di eventuali infrastrutture che si rendano necessarie per l’installazione (particolari fondamenta, servizio idraulico, elettrico, pneumatico, …).

– Costo della formazione intendendo sia il costo del trainer che la possibile mancata produzione dei partecipanti alla formazione e/o il costo relativo alla minor produzione durante l’avviamento.

– Costi di manutenzione ed eventuale upgrade tecnologico.

– Costi operativi che prevedono i costi dei servizi (energia elettrica, acqua, …) ma anche quelli derivanti dal down-time.

– Costi di dismissione quando il bene sarà obsoleto o arriverà a fine vita.

Implementare il TCO: le attenzioni

Se i risultati legati all’implementazione del TCO sono molto interessanti, è bene ricordare che c’è sempre un rovescio della medaglia, che in primis, nasce proprio dall’impegno richiesto per portare a termine un’analisi TCO, che rappresenta, quindi, a tutti gli effetti, un costo: impegno e costo dell’analisi TCO; mancanza di formule o modelli predefiniti per la valutazione del TCO

Il modello di TCO non è interscambiabile per cui “copiare” il modello di un’altra azienda potrebbe arrecare più danni che benefici

Il TCO non dà supporto alla valutazione di attività intangibili

Il TCO non valuta i rischi legati all’acquisto.

Il TCO non è di grande ausilio nell’allineare investimenti e obiettivi strategici, anche se può fornire alcune indicazioni di massima.

Il valore del TCO è legato all’arco temporale e ha maggior senso più il tempo si allunga, come nel caso dell’intera vita del bene.

Introdurre in azienda il TCO potrebbe essere motivo di resistenze e/o conflitti interni, motivo per cui è sempre consigliata una formazione, o quantomeno una spiegazione delle finalità.