Ogni azienda nel corso della propria storia si trova a dover gestire dei progetti. Se è vero che “chi ben pianifica è a metà dell’opera” avere ben chiari in mente dei punti da toccare in fase di avvio del progetto è assai utile per garantirne uno svolgimento ottimale.

Sia che ci si trovi a sviluppare un nuovo processo interno all’azienda, a ideare un prodotto nuovo o a seguire la commessa di un cliente, si è alle prese con un nuovo progetto da portare a termine.

Caratteristica intrinseca di ogni progetto è l’unicità: non esiste un progetto esattamente uguale a un altro e le varie peculiarità si riflettono sulla sua gestione; compito del project management è fornire una metodologia in grado di adattarsi alla maggior parte possibile di situazioni in modo da garantire una gestione ottimale.

Tanti metodi ma la pianificazione è sempre al centro

Comuni a ogni progetto sono vari momenti: avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e chiusura, il cui ordine di svolgimento e livello di dettaglio dipendono dalla finalità e dalla natura del progetto, dai requisiti dell’output del progetto e dalla loro stabilità nel tempo. Ad esempio, il metodo AGILE, tipico della progettazione software, prevede veloci cicli di pianificazione, esecuzione, controllo e rilascio aggiungendo man mano caratteristiche e funzionalità a un output base.

Venendo al mondo produttivo, invece, un progetto che mira a fabbricare un nuovo prodotto è più facile che venga gestito con un approccio predittivo, ovvero con un’accurata fase di pianificazione all’avvio e una fase di esecuzione che comincia solamente terminata quest’ultima, con l’attività di monitoraggio svolta continuamente per individuare il prima possibile eventuali criticità. Al di là dell’approccio che si decida di seguire, un aspetto fondamentale nel project management è la corretta pianificazione.

Aree di conoscenza

Pianificare correttamente non è semplice: un progetto di per sé ha natura multidisciplinare quindi come essere sicuri, durante le riunioni di avvio, di toccare tutti i temi che andranno poi a impattare sulla vita del progetto?

In questo viene aiuto il Project Management Institute (PMI), uno tra i principali enti di formazione e certificazione, che suddivide tutti i processi atti alla gestione del progetto in dieci aree di conoscenza, ognuna delle quali viene impattata in fase di pianificazione.

  1. AMBITO: in questa area vengono raggruppati tutti i processi volti a individuare correttamente il perimetro del progetto. Il target in fase di pianificazione dovrebbe avere ben chiaro quale sia l’output del progetto, quali i suoi requisiti e quali attività sono necessarie al suo completamento.
  2. SCHEDULAZIONE: qui si ha a che fare con tutti i processi che servono a garantire che il progetto verrà completato nei tempi stabiliti. In una situazione ottimale in fase di pianificazione si deve essere in grado di stabilire la data di fine progetto; affinché ciò sia fattibile è necessario stabilire le dipendenze tra le attività, stimarne la durata e creare così la schedulazione di progetto. Qualora sia invece obbligatorio rispettare una data di fine progetto si può procedere a ritroso (il cosiddetto reverse-planning) e comprimere o parallelizzare delle attività al fine di ridurre la durata complessiva del progetto.
  3. COSTI: in quest’area ricadono tutti i processi volti a pianificare e controllare i costi e le spese del progetto. In fase di pianificazione è necessario stimare i costi per le varie attività ed eventuali riserve in modo da definire il budget necessario.
  4. QUALITA’: fondamentale per la buona riuscita del progetto è assicurare e controllare la qualità. Affinché ciò sia possibile è necessario, in fase di pianificazione, definire quali sono gli standard di qualità accettabili per il progetto affinché siano intraprese le corrette attività per implementare tali standard in fase di realizzazione e definire una metrica per poi monitorare l’andamento del progetto.
  5. RISORSE: ogni progetto ha bisogno di risorse, siano esse fisiche (macchinari, software ecc.) o umane; esse vanno acquisite, gestite e va controllato il loro utilizzo. Prima di tutto ciò in fase di pianificazione esse vanno stimate; è necessario capire di chi o che cosa si avrà bisogno e quando se ne avrà bisogno al fine di non impiegare le risorse per più del tempo necessario ed evitare sovrapposizioni con altre esigenze all’interno dell’azienda.
  6. COMUNICAZIONE: non tutti i progetti impattano un piccolo numero di persone allocate full-time sull’attività in questione. Sovente capita che i team siano grandi, inter-funzionali e magari siano impiegati solo parzialmente nell’attività di progetto. Una corretta comunicazione è fondamentale al fine di mantenere tutti allineati sull’andamento del progetto. In fase di pianificazione è fondamentale capire chi vada informato e su che cosa vada informato: non è necessario che tutti sappiano tutto, però, fin dall’inizio, è bene avere le idee chiare affinché ognuno abbia a disposizione le informazioni di cui necessita evitando ridondanze.
  7. RISCHI: ogni progetto può essere influenzato da eventi aleatori con impatto negativo (rischi) o positivi (opportunità). Qualora la dimensione e la complessità del progetto lo richiedano è bene prevedere tali rischi, analizzarne l’impatto, programmare delle azioni – per minimizzarne l’impatto negativo o massimizzarne l’impatto positivo – che devono essere eseguite al verificarsi della condizione scatenante e la cui efficacia deve essere monitorata. In fase di pianificazione è sufficiente identificare rischi e opportunità, effettuare un’analisi più o meno approfondita (possibilità che si verifichino, impatto sui costi e/o sulla schedulazione, definizione della gravità ecc.) e pianificare delle risposte da attuarsi al concretizzarsi della minaccia o dell’opportunità.
  8. APPROVVIGIONAMENTI: non tutti i progetti possono essere svolti internamente all’azienda; può essere necessario dover impiegare dei fornitori esterni e tale eventualità deve essere soppesata e pianificata analogamente a quanto accade per le risorse interne.
  9. STAKEHOLDERS: il progetto è influenzato da vari attori interni all’azienda (management, dipendenti) ed esterni (clienti, fornitori, azionisti); affinché esso venga completato con successo è bene garantirsi il supporto degli stakeholders più influenti coinvolgendoli opportunamente. In fase di pianificazione, specie per progetti di elevata complessità, è bene individuare gli stakeholders più influenti e programmare le corrette azioni per coinvolgerli.
  10. INTEGRAZIONE: ultima, ma non per importanza, questa è l’area di conoscenza propria del project manager e raggruppa tutti i processi atti a integrare tutte le precedenti aree al fine di garantire una gestione organica del progetto in tutti i suoi aspetti dalla fase di avvio fino alle attività di chiusura formali. In fase di pianificazione è utile riassumere tutti i precedenti aspetti emersi al fine di creare delle linee guida che indirizzeranno l’attività del responsabile di progetto e del suo team nelle seguenti fasi realizzative.

A conclusione di questa rassegna è bene sottolineare che obiettivo del PMI è fornire le linee guida per la gestione di qualsiasi progetto: dalla gestione di una commessa per la produzione di staffe piegate fino a portare l’uomo su Marte; pertanto, i temi trattati vanno personalizzati in funzione della dimensione e della complessità del progetto in questione.

Pianificare bene per eseguire meglio

Qualunque sia l’oggetto del progetto e il suo metodo di gestione è di fondamentale importanza che la fase di pianificazione, indipendentemente dal fatto che essa sia più o meno dettagliata e definitiva, venga svolta con attenzione al fine di prevenire tutti gli eventuali problemi che potrebbero inficiare le successive fasi.

È bene ricordare che dal momento in cui si inizia la fase esecutiva ogni imprevisto comporta ritardi, rilavorazioni e, sicuramente costi, che spesso potrebbero essere evitati. Buona norma sarebbe stilare un elenco di punti (come quello riportato in tabella) che tocchi ognuna delle aree sopraccitate da discutere durante le riunioni di avvio al fine di garantire una pianificazione ottimale.

 

Andrea Ruscelli