Piccoli impercettibili miglioramenti

Un aspetto spesso colpevolmente trascurato in azienda è quello legato alle piccole azioni finalizzate ai miglioramenti che, seppur esulino apparentemente dagli interessi produttivi, in realtà se ben analizzate contribuiscono ad aumentare il grado complessivo in termini di efficienza ed efficacia di un’organizzazione

Miglioramenti a tutto tondo

Alcuni anni fa mi trovavo a un incontro di lavoro dove un’organizzazione esponeva una serie di micro azioni organizzative e gestionali grazie alle quali era riuscita a ottenere un grado di efficienza e visibilità incredibile verso clienti e fornitori, ma soprattutto e in particolar modo nei confronti di tutti i propri addetti e collaboratori interni all’azienda. Questo era il primo esempio concreto al quale assistevo dove, attraverso l’applicazione di piccoli ma significativi miglioramenti funzionali ed estetici a un’impresa, per molti a volte ritenuti anche irrilevanti, un’attività potesse migliorare la sua performance.

Le azioni che possono essere di supporto a ottimizzare un’impresa non possono essere unicamente funzionali o legate a mere finalità produttive e al tempo stesso possono variare da un’impresa all’altra anche se sono della stessa tipologia. Ad esempio, in un’azienda manifatturiera in primo luogo potrebbe essere perfezionato il flusso non solamente relativo al materiale in entrata e uscita, ma soprattutto anche quello delle informazioni e dei documenti che circolano all’interno della società. A quasi tutti sarà sicuramente capitato di ricevere mail che non avevano nulla di attinente con il lavoro svolto. In aggiunta a ciò, si ha la certezza che tutto, proprio tutto debba viaggiare sempre e solamente via mail? Dal lato opposto in molti casi sarà successo di non ricevere informazioni legate all’espletamento di pratiche delle quali si era parte attiva, oppure di non conoscere informazioni di carattere generale sulle strategie aziendali e assumere un comportamento difforme rispetto a quanto l’azienda intendeva portare avanti proprio per la carenza o la ridondanza di informazioni relativamente alle azioni da porre in essere in un dato momento. Questo è solamente uno degli elementi su cui riflettere per convincersi che non sempre i cambiamenti da apportare all’interno di una società devono per forza essere di grande entità e impatto.

Non solo produttività

Pertanto, seguiranno ora, come proposta di miglioramento per le aziende, alcune indicazioni empiriche, soprattutto per quelle appartenenti al comparto B2B, come suggerimento attraverso cui le imprese possono trarre utili spunti per un avanzamento pratico e organizzativo al fine di poterne innalzare il loro grado in termini di efficienza ed efficacia al loro interno, contribuendo altresì ad un miglioramento del clima aziendale interno. Riguardo quest’ultimo aspetto potrebbe essere interessante per una società prendere in carico molte di quelle attività che la maggior parte dei manager reputa come non necessarie in quanto riguardano solamente l’immagine e inducono a spese non necessarie.

Invece cercare di infondere nei propri dipendenti un senso di appartenenza all’organizzazione è positivo e rendere maggiormente appagante e produttivo il tempo trascorso all’interno dell’impresa può essere una strategia vincente per aumentare la produttività, che passa anche attraverso il restyling dell’immagine aziendale. Rendere maggiormente luminose le postazioni di lavoro, utilizzare colori meno scuri per gli ambienti produttivi e non, laddove possibile, e trasformare in luoghi più confortevoli le mense e le aree destinate alle pause potrebbe stimolare efficienza e produttività dei propri addetti e non generare, come molti ancora pensano, un abbassamento delle stesse. Alcune di queste prassi sono state già testate con esiti più che incoraggianti alcuni decenni fa sia da multinazionali americane sia da imprese a livello nazionale, tra le quali spicca una importante e innovativa azienda di abbigliamento del nord-est italiano.

Altre strategie potrebbero essere inoltre quelle di studiare un arredo urbano più confortevole all’interno delle aree delle imprese, oppure rinnovare gli ambienti degli uffici con nuove scrivanie, rivedere l’area ricezione dei clienti migliorando il front desk o, ancora, cambiare metodologia di archiviazione dei documenti. Dal punto di vista dei reparti produttivi potrebbe essere di aiuto rendere maggiormente efficiente la postazione di lavoro degli operatori dotandoli di nuove scaffalature o attrezzature ergonomiche o, semplicemente, strutturandola in maniera maggiormente confacente alle esigenze di produttività di chi la utilizza. Applicare alcune e semplici azioni di miglioramento in maniera continuativa consentirà poi non solamente di avere un ambiente maggiormente efficace e produttivo, ma anche gradevole sia per chi lo vive tutti i giorni, sia per i visitatori che si avvicendano all’interno delle aziende. Non è più così scontato, come accadeva fino a qualche anno fa, che i clienti possano visitare le organizzazioni solamente durante occasioni particolari come anniversari, inaugurazioni o visite di personalità illustri. Con sempre maggior frequenza chi acquista un bene o servizio non si reca presso il cliente unicamente per vedere il prodotto che si accinge ad acquistare, ma lo fa anche per visionare le tecniche impiegate, la tecnologia di cui dispone e la capacità produttiva dello stabilimento. Ecco dunque che far trovare ai propri dipendenti e clienti un ambiente dinamico, efficiente, confortevole e, perché no, anche bello e gradevole è diventato di fatto un must per le aziende di questo nuovo decennio. A molti imprenditori e clienti sarà sicuramente accaduto di visitare un’impresa con uffici degni di una multinazionale per poi accorgersi che i reparti produttivi erano in controtendenza con questi e a livelli assolutamente inadeguati a un normale svolgimento delle attività lavorative.

Perseguire lo scopo

Per perseguire lo scopo in maniera rapida e centrare l’obiettivo che ci si è prefissati sarebbe tuttavia necessario procedere a una pianificazione che preveda diverse azioni, spesso legate l’una all’altra. Una di queste infatti, da sola difficilmente potrebbe contribuire a innalzare in maniera significativa e importante l’intero livello aziendale. Inoltre, per determinare in maniera maggiormente precisa l’efficacia e l’efficienza dei risultati raggiunti a seguito degli adeguamenti introdotti, sarebbe interessante riuscire a misurarli attraverso opportuni indicatori prima e dopo gli interventi in maniera da comprendere quale ritorno abbiano avuto i cambiamenti intrapresi. Inoltre, per avere sempre un’azienda in perfetto stato di efficienza e aggiornata sarebbe opportuno applicare costantemente migliorie riservando un piccolo budget ogni anno a questo capitolo di spesa e, come già evidenziato, pianificare le azioni da porre in essere per diluirne nel tempo anche i costi. Alcune attività infatti possono essere di tipo ordinario mentre altre, se di entità maggiori devono essere considerate straordinarie e pertanto essere oggetto di uno studio più approfondito. Infine, a riguardo un’altra prassi che è possibile applicare in questo tipo di attività è quella di rendere l’azienda una fucina di idee. Allo scopo potrebbe essere creato un comitato interno che si riunisce con cadenze prefissate analizzando i problemi riscontrati, oppure creare una modulistica che accolga proposte di miglioramento da parte degli addetti ai lavori.

Conclusioni

Se apparentemente le organizzazioni si sono sbarazzate del retaggio culturale legato a espressioni come “abbiamo sempre fatto così” e “va bene così” molte appaiono ancora legate a variabili solamente vincolate alla produttività e meno a elementi ravvisabili in una sensibilità che indichi la necessità e l’esigenza di effettuare in maniera quasi continuativa piccoli cambiamenti al loro interno al fine di migliorarne l’organizzazione, se non per adeguare la propria azienda alle normative di riferimento e alle leggi cogenti che via via si susseguono.

Un esempio su tutti, che tuttavia va controcorrente, è dato dalla recente introduzione del green pass per i dipendenti delle aziende, il quale ha portato a tutta una serie di azioni che da una parte hanno consentito la loro applicazione secondo quanto previsto dalle leggi in vigore, mentre dall’altra le aziende hanno ottemperato a questo in maniera snella e veloce non stravolgendo ancora una volta le prassi in atto, ma cercando di mettere a punto e definendo le strategie necessarie al fine di garantire la sicurezza dei lavoratori.

Questo esempio in un qualche modo potrebbe essere di auspicio affinché le aziende comincino a occuparsi maggiormente di quelle piccole azioni che apparentemente esulano dagli interessi produttivi, ma che invece, se ben analizzate, contribuiscono ad aumentare il grado complessivo in termini di efficienza ed efficacia di un’organizzazione.

A cura di Stefano Vezzelli