La matrice di Eisenhower come strumento di Time Management

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Tante responsabilità, tante attività da svolgere, poco tempo a disposizione. Molti si riconoscono in questo mantra; tuttavia la matrice di Eisenhower, che veicola una buona organizzazione del lavoro, aiuta a gestire bene le cose.

Capita assai spesso di trovarsi sommersi di cose da fare; la sensazione comune è che non si disponga mai di tempo a sufficienza per riuscire fare tutto. Per molti questo è spiazzante ma basta guardare alcuni esempi virtuosi per capire che, volendo, la soluzione si trova. In molti casi, essa non richiede notti insonni, lavoro nei weekend o il sonno polifasico ma, sebbene possa sembrare banale, è sufficiente una buona organizzazione. L’organizzazione deriva da modelli mentali, dei costrutti che, riflettendoci sopra, molto spesso risultano quasi banali ma che, se applicati correttamente e “fatti propri”, permettono di raggiungere risultati assai importanti.

A proposito di organizzazione del proprio tempo viene in aiuto Dwight Eisenhower, prima generale e poi presidente degli Stati Uniti D’America passato alla storia come uno dei più grandi organizzatori del 20° secolo, basti pensare allo sbarco in Normandia. Per riuscire a organizzare il proprio tempo, e portare a termine tutti i suoi numerosi impegni, Eisenhower soleva pesare tutte le varie attività sulla base di due variabili: urgenza e importanza; e, dal momento in cui quando si parla del confronto di due variabili in matematica salta puntualmente fuori il termine “matrice”, tale metodo prese il nome di Matrice di Eisenhower.

Dalla Normandia, alla presidenza degli USA, fino al nostro quotidiano

La matrice di Eisenhower si basa sull’intersezione tra due variabili: importanza, ovvero i benefici che l’attività in questione permette di ottenere, e urgenza, ovvero la scadenza entro il quale l’attività dovrebbe essere completata. Si generano così quattro quadranti nei quali le attività possono essere catalogate e a ognuno dei quali corrisponde una precisa strategia di gestione.

Troviamo così:

  • Attività importanti e urgenti. Sono tutti i compiti improrogabili che richiedono il massimo focus in quanto portano anche i maggiori benefici. Essi vanno eseguiti immediatamente senza alcuna procrastinazione. Prendiamo ad esempio una carpenteria: in questa casistica possono rientrare tutte le commesse che interessano il core business dell’azienda e hanno scadenza a breve termine.
  • Attività importanti e non urgenti. Sono tutte le attività che vanno eseguite ma non necessariamente nel breve termine. La cosa migliore da fare è stilare una To Do List in modo da annotare le attività in ordine di priorità ed eseguirle una volta terminate quelle sopraccitate. Tornando all’esempio della carpenteria pensiamo a tutte le commesse che hanno scadenza nel medio termine oppure alle manutenzioni programmate degli impianti, importanti sicuramente ma posticipabili di qualche ora/giorno a fronte di richieste impellenti di clienti.
  • Attività non importanti e urgenti. Sono attività che hanno una scadenza a breve ma che non generano i medesimi benefici di attività più importanti. La strategia di gestione consigliata è la delega ad altre persone in grado di occuparsene in brevi tempi, lasciandoci liberi di concentrarci su altro. Per un esempio pratico immaginiamo una commessa che richieda pezzi tagliati, piegati e saldati. La saldatura è il vero core business dell’azienda e attualmente il reparto piegatura è saturo. È tranquillamente possibile delegare (o, più propriamente in questo caso, esternalizzare) le lavorazioni di taglio e piega in modo da ridurre i tempi e procedere alla saldatura una volta ingressati i semilavorati non venendo meno al vincolo di urgenza della commessa.
  • Attività né importanti né urgenti. Sono tutte le attività per i quali non c’è impellenza e non apporteranno grandi benefici. La soluzione è semplicemente non farle. Continuando con gli esempi pensiamo alla realizzazione di un pezzo campione per un cliente verso il quale la carpenteria già sa di essere fuori mercato. Perché impiegare tempo e risorse quando sarebbe più semplice rifiutare garbatamente?
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Una rappresentazione della matrice di Eisenhower

Indubbiamente utile ma non perfetto

Come spesso accade con i modelli anche in questo caso la matrice di Eisenhower non è la bacchetta magica. Certo nella sua semplicità offre innumerevoli spunti e la sua applicazione è sicuramente un beneficio ma essa non tiene conto di una cosa fondamentale: le risorse disponibili e la stima dello sforzo richiesto per ogni attività.

Solo ponderando anche queste variabili è possibile soppesare correttamente le attività. Pensiamo al caso in cui, andando a utilizzare la matrice per catalogare le attività da svolgere nella giornata di lavoro, ci siano due attività importanti e urgenti. La prima richiede 4 ore lavorative, la seconda 20. Quale andare a realizzare e quale aggiungere alla To Do List?

Attenzione alle variabili

Per utilizzare nel pratico la matrice di Eisenhower è necessario superare il bias cognitivo che ci fa percepire le cose urgenti come cose importanti. Snocciolando la questione si scopre come difficilmente una cosa urgente è anche importante e viceversa.

Il concetto di importanza, infatti, è legato ai propri obiettivi, ai KPI aziendali ed è, solitamente, un concetto di medio-lungo periodo; i miglioramenti, proprio come i benefici, difficilmente si apportano istantaneamente, ma sono frutto di processi laboriosi eseguiti uno step alla volta. Il concetto di urgenza invece non ha bisogno di presentazioni: ciò che è urgente e ciò che ha una deadline più vicina. Attenzione però a valutare la situazione nel suo insieme, senza limitarsi al proprio campo operativo: esistono delle interdipendenze tra attività e quindi dei casi in cui un’attività ne blocchi un’altra che a conti fatti risulta assai più urgente. È quindi importante analizzare sempre la situazione in una logica più ampia.

Matrice di Eisenhower in pratica

Per applicare la matrice di Eisenhower come strumento di time management il primo step è prendere un periodo di riferimento e stabilire qual è la capacità produttiva che si può ottenere nel suddetto periodo. Il secondo step è definire quali sono i parametri che influenzano la variabile importanza: può essere il fatturato, la customer satisfaction, la riduzione del work in progress o qualsiasi altro KPI aziendale.

Successivamente si stila la lista delle attività indicando anche la loro priorità e, una volta che si ha sottomano la lista, si può iniziare a categorizzare le varie attività nei quadranti in base alla loro importanza e alla loro urgenza; per quest’ultima è bene ricordarsi di eventuali dipendenze con altre attività al fine di non concentrarsi unicamente sul proprio ambito di competenza ma dimostrando una visione globale. L’ultimo step è un controllo definitivo: la capacità produttiva è sufficiente a svolgere tutte le attività urgenti e importanti? In caso, quale posso spostare nella To Do List? Che priorità posso dare alle attività nella To Do List?

Ed ecco arrivato il momento di rimboccarsi le maniche: delegare le attività urgenti ma non importanti, ricordandosi di fornire tutte le indicazioni affinché esse vengano svolte come desiderato onde evitare rilavorazioni, popolare la To Do List e concentrarsi sullo svolgimento delle cose urgenti.

SFIDA AL LETTORE
Ripensa alle attività che hai dovuto svolgere la scorsa settimana. Se avessi applicato la Matrice di Eisenhower per organizzare il lavoro avresti ottenuto dei benefici? Se la risposta è “no” probabilmente hai utilizzato tale tecnica a livello inconscio, in caso contrario prova a dedicare la prima ora del lunedì mattina per pianificare i task della settimana successiva; la produttività aumenterà di sicuro!