Affrontare i cambiamenti in azienda

Spesso temuti e osteggiati, i cambiamenti possono essere in realtà un’utile arma per mantenere elevata una sana competitività aziendale, a patto che vengano realizzati in maniera consapevole e, soprattutto, coinvolgano tutte le risorse aziendali. Ma quali sono i passaggi per attuarli senza errori?

Sempre con maggior frequenza si assiste a dei cambiamenti all’interno delle organizzazioni. Questi possono rivelarsi di lieve entità, oppure epocali. I motivi che inducono a queste azioni possono essere molteplici: si va dai piccoli miglioramenti fino a variazioni maggiormente drastiche come, ad esempio, il cambio dei vertici aziendali o della proprietà.

Il più delle volte il personale non è pronto per un cambio di passo, per modificare il proprio mood e mettersi in gioco, anche perché in molte occasioni le trasformazioni per la forza lavoro giungono all’improvviso e, in parecchie circostanze, vengono pianificate con poco anticipo, oppure non in maniera adeguata.

Di seguito si cercherà di fornire alcuni elementi di riflessione sui cambiamenti in azienda e proporre qualche indicazione affinché quando si presentano vengano vissuti dall’intera organizzazione in maniera maggiormente lineare e non traumatica.

Perché cambiare?

Il più delle volte il cambiamento viene posto in essere nelle imprese per diventare maggiormente competitivi e crescere. Tuttavia vi sono anche altri casi che spingono le aziende a cambiare. Vi possono infatti essere sia fattori interni sia fattori esterni che inducono portare a ciò.

Senza pretesa di esaustività, per quanto riguarda i primi si potrebbero citare tutti i miglioramenti necessari all’ottimizzazione del processo produttivo, il cambio di proprietà, l’implementazione della rete commerciale nonché altri fattori. Quelli esterni, che inducono il cambiamento verso l’interno, potrebbero invece essere legati ad adeguamenti legislativi cogenti, oppure relativi alla società nella quale si vive o, ancora, ad aggiornamenti legati alla tecnologia.

Ciò che in questo frangente è necessario tenere sempre presente è che il fattore tecnologico in genere è quello che induce con maggior spinta a porre in essere cambiamenti veloci e che questi, se vissuti in maniera positiva e con una determinata propensione verso gli stessi, possono avvenire con minor sforzo e più velocemente da parte di coloro che all’interno di un’organizzazione ne prendono parte.

Diverse direzioni

I cambiamenti stessi possono anche venire da diverse direzioni quando avvengono all’interno dell’organizzazione. Il più delle volte possono essere dettati direttamente da parte delle posizioni apicali dell’azienda, come il titolare, se si tratta di una piccola o piccolissima organizzazione; oppure dai manager, se si lavora in un’impresa di dimensioni maggiori. Tuttavia, in alcuni casi possono anche essere promossi dal basso. Non pochi sono i casi in cui la proposta iniziale può avvenire da parte dei collaboratori e dai dipendenti dell’azienda.

Il fattore tecnologico in genere è quello che induce con maggior spinta ad attuare cambiamenti rapidi in azienda

Qualunque sia la direzione dalla quale proviene la richiesta, il manager o una funzione designata come capo progetto assume una posizione focale nel processo. Suo dovere, tra gli altri, è soprattutto quello creare il giusto ambiente e determinare uno staff che lavori e agevoli il cambiamento. Questo è essenziale affinché tutte le azioni programmate possano essere intraprese con determinazione ed in maniera maggiormente lineare e fluida. Per questo il cambiamento, almeno a livello organizzativo, dovrebbe essere pianificato e comunicato attraverso azioni di sensibilizzazione verso tutte le funzioni che ne prendono parte.

Ciò viene ulteriormente avvalorato nel caso in cui si assista a cambiamenti di grande entità oppure nel caso in cui avvengano in un momento di crisi per l’organizzazione entro la quale si sta attuando. I cambiamenti a livello organizzativo possono avvenire in maniera graduale o radicale. Questi a loro volta possono essere attivi o reattivi. Ma al di là della loro tipologia ciò che conta in questo contesto è il fatto che i cambiamenti vengono sì spesso apportati per crescere, ma anche per introdurre elementi “vincenti” o quantomeno competitivi all’interno di un’azienda.

I primi, ovvero cambiare per crescere, sono quelli che prediligo; ma, soprattutto, rimangono quelli che vedono impegnate moltissime micro e piccole aziende del territorio nazionale. Quelle imprese che nascono, poi superano con tenacia e dedizione i primi anni di duro lavoro, quelle che superano i timori iniziali e vincono le prove più dure fino ad appassionarsi ciecamente al loro lavoro a tal punto da indurle a espandersi. Queste sono le imprese che hanno il compito di attuare cambiamenti e crescere; ma con sistematicità e non in maniera casuale e senza uno o più obiettivi definiti. Non sempre ciò avviene e a volte potenziali possibili grandi realtà “collassano” o, ancor peggio cessano la loro attività, per aver fatto il cosiddetto “passo più lungo della gamba”.

Perché ciò non accada non vi è una prassi consolidata o una ricetta vincente. L’unica cosa che bisogna tener presente è quella di effettuare una valutazione preliminare della situazione attuale, ovvero un’analisi che permetta una pianificazione e un’attuazione che preveda verifiche durante il percorso. Cambiare per essere maggiormente competitivi sul mercato può avvenire in maniera anche graduale ma il più delle volte la trasformazione accade velocemente come, per esempio, quando è necessario stare al passo con la tecnologia per battere sul tempo un concorrente, ma anche per ragioni legate all’ottimizzazione dei costi o, ancora, per semplici ragioni legate all’immagine aziendale. Dunque i motivi che inducono ad attuare cambiamenti veloci possono essere molteplici. Ciò che in questi frangenti conta è accorgersi in tempo che è necessario operare dei cambiamenti per rimanere competitivi sul mercato e, soprattutto, riuscire a non investire troppe risorse nel cambiamento.

Durante ogni fase che precede un cambiamento in azienda si rende pertanto necessario analizzare il contesto e attuare in molti casi prima le riorganizzazioni di grande entità che, in alcuni casi, potrebbero essere portati avanti anche attraverso la messa in opera di più modifiche minori. In altri casi invece, i cambiamenti di maggiore entità possono avvenire attraverso l’evoluzione di un progetto di media dimensione. Alla fine, comunque sia, ogni cambiamento dovrebbe essere teso a produrre un miglioramento tangibile all’interno di un’impresa al punto tale da essere efficace per un’organizzazione.

Ciò non solamente da un punto di vista pratico o delle prassi, ma soprattutto per le persone dell’organizzazione. Queste ultime dovrebbero viverlo come un “cambio di passo” anche nel loro modo di pensare e non solamente nell’agire. Altresì per le risorse umane dell’azienda il mettersi in discussione, provare e, semmai, lavorare a un miglioramento fa parte sempre di una di quelle attività che andrebbero portate avanti in maniera proattiva da parte di tutti i collaboratori dell’azienda.

Vantaggi per l’ambiente

Tutti i cambiamenti, oltre che un vantaggio per l’organizzazione che la mette in atto, dovrebbero generare utilità anche per l’ambiente interno all’impresa, con particolar riferimento ai propri dipendenti. Oltre a ciò, sarebbe auspicabile che il cambiamento possa essere direttamente o indirettamente a vantaggio anche dell’ambiente esterno, ovvero ai clienti e non.

Per inciso potrebbe essere utile altresì a tutti coloro che erogano un servizio nei confronti dell’azienda e, in maniera maggiormente ampia, anche ai fornitori e persino agli stakeholder. Tuttavia è da tenere in debita considerazione il fatto che non sempre i cambiamenti possono generare i risultati attesi. Alle volte non è possibile raggiungere quanto pianificato per varie ragioni. Ad esempio il crearsi situazioni impreviste durante l’attuazione del piano, oppure la fuoriuscita dal progetto degli attori che ne prendono parte sono solamente alcune delle variabili in gioco che possono limitare o non rendere possibile il cambiamento.

Allora cosa fare in questi casi? Nell’ipotesi in cui si assista a un risultato molto limitato sarebbe opportuno non forzare in maniera esasperata la variazione in corso. In alcuni casi la riorganizzazione potrebbe essere sospesa o addirittura abbandonata; mentre in altri sarebbe opportuno valutare se cambiare la strategia e i tempi di attuazione. Comunque sia, anche nel caso di crescita limitata si dovrebbe cercare di analizzare in dettaglio i motivi che hanno portato a un risultato non completamente positivo del progetto. Molte volte i progetti di cambiamento non sortiscono nessun effetto in quanto le persone che vi partecipano non ci credono fino in fondo oppure sono altamente demotivate o insoddisfatte.

Per ovviare a ciò, sarebbe opportuno effettuare indagini verso i dipendenti, anche in forma anonima, attraverso la somministrazione di questionari che possano, ad esempio, evidenziare i problemi nascosti e i punti di miglioramento affinché il cambiamento possa poi avvenire con la partecipazione attiva di tutto il personale. A livello esperienziale ciò dovrebbe essere preso come elemento per un raffronto futuro all’interno dell’azienda per non incorrere in problematiche simili in futuro. Nel caso in cui invece il cambiamento abbia sortito effetti positivi sull’organizzazione, questo e la sua prassi dovrebbero entrare a far parte della cultura aziendale.

Ciò in virtù del fatto che i cambiamenti spesso generano un’evoluzione del modo di pensare delle persone che fanno parte di un’impresa oltre che fornire alla stessa un chiaro vantaggio competitivo nei confronti dei propri concorrenti. Inoltre, in questo frangente va anche posto in evidenza come a un cambiamento ne possano seguire altri proprio per riuscire a dare una continuità all’evoluzione di un’organizzazione e, al tempo stesso, mantenere proattivo il personale verso un cambiamento assolutamente necessario affinché l’impresa stessa possa conservare il vantaggio competitivo che ha raggiunto.

Pubblicità del cambiamento

I cambiamenti all’interno delle organizzazioni affinché avvengano in maniera maggiormente fluida e con determinazione da parte dei dipendenti devono essere resi pubblici. In poche parole le persone devono essere portate a conoscenza del cambiamento in atto e anche delle motivazioni che lo hanno indotto, nonché dei risultati attesi da questo.

Non è più assolutamente tollerabile nelle aziende che i cambiamenti vengano imposti dall’alto, molte volte solamente con qualche scarna comunicazione indirizzata ai diretti interessati, tralasciando gli altri elementi dell’area aziendale della quale essi fanno parte. In molti casi infatti l’essere a conoscenza di un cambiamento in atto potrebbe essere un elemento positivo affinché tutto il personale sia in grado di comprendere l’importanza del progetto e tutti procedano nella stessa direzione creando sinergia all’interno del gruppo di lavoro.

Non è più tollerabile che i cambiamenti vengano imposti dall’alto, molte volte annunciati con scarne comunicazioni solamente per i diretti interessati, tralasciando gli altri elementi dell’area aziendale della quale essi fanno parte

Altresì quando possibile sarebbe buona prassi pubblicizzare il cambiamento anche verso le aree aziendali che non ne prendono parte, in maniera tale da generale un impulso e una curiosità tale verso altri elementi dell’azienda che, a loro volta, potrebbero essere promotori di cambiamenti all’interno della loro area aziendale. Oltre a ciò, se il cambiamento venisse portato a conoscenza di un numero maggiormente significativo di figure professionali, per certi versi, potrebbe avere una durata maggiore. Per queste specifiche ragioni sarebbe necessario prendere in considerazione anche il parere delle altre persone coinvolte nel processo in atto.

Infine, anche se potrebbe essere scontato, oltre a rendere pubblici i cambiamenti sarebbe opportuno durante la fase di programmazione degli stessi di attuarli per gradi, ovvero non tutti insieme per non bloccare il sistema. In questo caso la giusta prassi sarebbe quella di attribuire delle priorità al progetto che dovrebbero poi essere verificate e confermate o ridefinite durante lo svolgimento delle attività. Ciò deve essere portato avanti in maniera tale da evitare carichi di lavoro non troppo onerosi per il personale in quanto questo potrebbe portare come risultato una non riuscita del cambiamento o un rallentamento dello stesso.

La somministrazione di questionari anonimi ai dipendenti può essere uno strumento utile per evidenziare i problemi nascosti e i punti di miglioramento

Per questo è anche importante non attuare troppi cambiamenti tutti insieme e, per quanto riguarda quelli in corso, svolgerli con continuità. Allo scopo potrebbe pertanto essere utile identificare pochi ma precisi e importanti obiettivi da raggiungere avvalendosi per la pianificazione e gestione anche di alcuni degli strumenti classici del management come, ad esempio, il gantt, il diagramma di Ishikawa, gli schemi a blocchi o altre semplici metodologie.

Considerazioni finali

In definitiva il cambiamento è un concetto molto ampio e ricco di articolazioni e variabili da prendere in esame. Probabilmente in un prossimo futuro potrebbe essere fonte di ulteriori considerazioni e dibattiti in queste pagine. Tuttavia ciò che è necessario porre in debita evidenza in questo momento è che il cambiamento è qualcosa di necessario da attuare con costanza e continuità affinché possa essere garantita un’evoluzione dell’azienda. In molti possono sostenere che troppe trasformazioni siano indice di instabilità o di qualche elemento carente all’interno di un’organizzazione. In realtà il cambiamento, anche se non attuato, è un fuoco che brucia sempre, poco visibile ma necessario per mantenere al caldo le idee dell’azienda stessa. Per la prosperità e l’evoluzione di un’impresa dovrebbe pertanto essere sempre promosso.

Ciò che infine deve essere messo in risalto è che il cambiamento prima di essere attuato dovrebbe essere studiato nella sua complessità e, fatte le dovute considerazioni, pianificato prima di essere messo in pratica. Altrimenti ci si potrebbe trovare sempre e non solamente in alcuni casi in situazioni critiche o emergenziali. Il cambiamento, in sintesi è un elemento che può essere un utile e necessario catalizzatore per le aziende a patto che venga portato avanti da tutte le risorse aziendali per lo sviluppo dell’organizzazione della quale ogni lavoratore fa parte.

Stefano Vezzelli