Organizzare brevi incontri, soprattutto quelli settimanali, può risultare fondamentale per instaurare all’interno delle organizzazioni un dialogo efficace e consentire allo stesso tempo che tutto lo staff sia aggiornato e allineato alle strategie aziendali in maniera chiara, semplice e veloce.
Trovarsi per un breve incontro, a inizio settimana per esempio, o in altri momenti, potrebbe essere l’occasione per comunicare alcune informazioni, fare il punto della situazione, decidere o aggiustare alcune strategie già messe a punto in precedenza senza dover sempre e per forza ricorrere a un giro, spesso estenuante, di mail. La riunione settimanale può diventare uno strumento estremamente versatile e produttivo, se utilizzato in maniera consona, attraverso il quale raggiungere risultati efficaci e allineare tutte le aree aziendali in poco tempo. La tematica dei meeting è già stata affrontata in precedenza ma mai in maniera approfondita, per quanto concerne le riunioni interne che solitamente avvengono con cadenza settimanale, ovvero il cosiddetto staff meeting.
Servono davvero?
Il quesito principale che assilla molte delle persone che sono convocate alle varie riunioni aziendali è quello sulla loro reale necessità. La questione non è tanto se siano utili o meno: il tema principale invece dovrebbe essere quello delle variabili messe in gioco quando si organizza una qualsiasi riunione, specie se si tratta di un incontro prevalentemente informale e veloce come lo staff meeting. In pratica l’utilità di un incontro può essere definita dal numero dei partecipanti attivi, dalla sua durata e dalla frequenza. Generalmente gli staff meeting sono incontri veloci, ai quali partecipano attivamente – e si sottolinea attivamente – un ristretto numero di persone per definire meglio un ridotto elenco di argomenti, spesso relativi alla gestione aziendale, e per fare il punto della situazione.
In alcuni casi questi possono essere monotematici. Normalmente queste riunioni sono contraddistinte da durata breve e addirittura, in alcuni casi, in diverse aziende queste vengono tenute in cerchio e in piedi, per essere maggiormente veloci, produttivi e incisivi.
Come gestirle
Nelle grandi organizzazioni gli staff meeting interessano il top management e poi via via gli altri livelli aziendali vengono informati attraverso altri incontri o comunicazioni. Tuttavia, la strategia di adottare uno strumento come le riunioni settimanali potrebbe essere un’ottima occasione anche per le società più piccole.
Un momento in cui distaccarsi dai mille impegni, spesso operativi, per condividere assieme la strada da tenere, oppure aggiustarla, rispetto a ciò che si sta perseguendo è un’ottima strategia verso gli addetti ai lavori anche per infondere fiducia nei vari elementi che vi prendono parte. Questo genere di incontri, in qualsiasi tipologia e dimensione di impresa siano attuati, potrebbero diventare anche un’occasione per motivare lo staff. Ciò può essere messo in pratica con maggiore efficacia se lo staff meeting viene condotto da un leader del gruppo, capace di fornire gli elementi necessari, anche in termine di motivazione, all’intera squadra che ne prende parte.
Oltre a ciò lo staff meeting deve essere visto più come un momento di aggiornamento e condivisione delle informazioni piuttosto che come un incontro dove si litiga o si trovano soluzioni alle difficoltà latenti dalle quali un’impresa può essere afflitta. La gestione infatti dovrebbe essere veloce e snella, avere un inizio con una breve introduzione, ed essere corredata da dati veloci e da altrettanto rapidi interventi da parte dei convocati per evidenziare i punti salienti della propria area o settore di appartenenza. Se poi vi sono tematiche che necessitano di essere discusse oppure è necessario il punto di vista di tutti al fine di conoscere la visione delle varie persone su una precisa tematica, sarà il conduttore dell’incontro a far sì che questo avvenga rispettando tempi e modalità. Nel caso in cui si tratti di un argomento che necessita di informazioni o approfondimenti, questi verranno demandati a una sessione specifica. Negli staff meeting, inoltre, sarebbe auspicabile anche dedicare un momento per analizzare alcune tematiche attraverso domande, nel caso in cui ciò che viene affrontato non fosse chiaro o necessitasse di delucidazioni da parte di uno o più partecipanti.
Tools e regole
Gli strumenti per la gestione delle riunioni che possono essere messi in gioco in queste occasioni sono molteplici e variano a seconda degli attori che vi partecipano, degli argomenti, dello scopo nonché di numerose altre variabili in campo. Tuttavia, uno di quelli sicuramente necessari per accertarsi che tutti abbiano compreso quanto si è deciso di mettere in atto e portare avanti è quello di chiedere dei feedback ai partecipanti, sia durante sia al termine dell’incontro. Per una maggiore sintesi potrebbe essere utile in alcuni casi fornire a corollario dell’incontro stringate informative, oppure aiutarsi con sintetici schemi. Sarebbe anche opportuno stabilire al termine di ogni incontro “chi fa cosa, come, dove, quando” al fine di stabilire un’esatta determinazione dei processi e relativi ruoli affinché tutto sia portato avanti in maniera rapida e senza intoppi.
di Stefano Vezzelli
